Ein Geschäftsprozessdiagramm stellt Geschäftsprozesse mit dem Ziel der Verbesserung Schritt für Schritt visuell dar und kann von jeder Organisation für jeden Prozess erstellt werden. Prozessdiagramme variieren in Komplexität und Format, daher sollten Format, Umfang und Detaillierungsgrad festgelegt werden, bevor mit der Erstellung begonnen wird. Nach der Parametrierung können sequentielle Prozessschritte grafisch dokumentiert und anschließend analysiert werden. Diagramme können mit einer Vielzahl von Techniken erstellt werden, unter Verwendung von Haftnotizen, Papier oder spezieller Computersoftware. Oftmals erstellen kleine Teams von Personen die Diagramme, um die Gründlichkeit zu gewährleisten.
Um den Umfang und die Grenzen des Geschäftsprozessdiagramms zu definieren, müssen Sie die Eingaben, Interaktionen und Ausgaben des gewählten Prozesses verstehen. Sehr komplexe Prozesse oder Prozesse, die über viele Organisationsebenen hinweg auftreten, müssen möglicherweise in mehrere Diagramme aufgeteilt werden. Eine anfängliche Überlegung, welche Prozesse und deren Umfang abzubilden sind, kann sicherstellen, dass der Nutzen die Kosten der Erstellung überwiegt.
Unabhängig vom Detaillierungsgrad ist ein Geschäftsprozessdiagramm nur so nützlich wie die darin enthaltenen Informationen. Die Zuordnung von Teams mit Mitgliedern aus verschiedenen Phasen des Prozesses kann daher wertvolle Informationen liefern, die einem einzelnen Ersteller möglicherweise entgehen. Trotz der Größe des Prozesses oder der Anzahl der beteiligten Mitarbeiter sollten Teams jedoch klein genug bleiben, um überschaubar zu sein.
Ein Geschäftsprozessdiagramm kann auf Papier, mit Haftnotizen oder durch Computerprogramme und spezielle Geschäftsprozesssoftware erstellt werden. Zu den Vorteilen der Arbeit mit Papier- oder Haftnotizen zählen die Geschwindigkeit der Erstellung, die kürzere Einarbeitungszeit und die einfache Handhabung. Die computergestützte Diagrammerstellung umfasst einen längeren Schulungsprozess, erhöht jedoch die Lebensdauer, erleichtert die Übertragung von Informationen und kann direkt in eine Geschäftsprozessmanagement-Software integriert werden.
Ein weiterer Aspekt der Formatierung umfasst die Auswahl einer Modellierungsnotation. Die von der Business Process Management Initiative erstellte Business Process Modeling Notation ist ein Beispiel für ein standardisiertes grafisches Notationssystem für Prozessdiagramme. Standardisierte Notationssysteme können die abteilungsübergreifende oder Business-to-Business-Kommunikation des Diagramms nach Fertigstellung erleichtern. Beispielsweise verwendet Business Process Modeling Notation Rechtecke zur Darstellung von Aktivitäten, Rauten zur Darstellung von Entscheidungen und verschiedene Pfeile zur Darstellung der Reihenfolge. Es gibt jedoch auch andere Formen der standardisierten Notation; Notation kann auch improvisiert werden.
Nach Auswahl von Umfang, Format und Mapping-Team können Prozessschritte grafisch dargestellt werden, um das Diagramm zu vervollständigen. Ein Brainstorming der verschiedenen Prozessschritte mit dem Mapping-Team ist eine Möglichkeit, die Dokumentation zu vervollständigen. Das Festhalten an ausgewählten Notationsstandards in dieser Phase kann auch dazu beitragen, die Erstellung zu rationalisieren. Der für die Prozesslandkarte erforderliche Detaillierungsgrad bestimmt bei jedem Schritt die erforderlichen Informationen, die Zeitverzögerungen, Kundeneindrücke und externe Einflüsse umfassen können.
Mehrere Entwürfe und Überprüfungen des Prozessdiagramms können sicherstellen, dass alle Schritte dokumentiert wurden. Eine Möglichkeit, dies zu erreichen, besteht darin, den Prozess in Echtzeit mit dem Kartierungsteam zu durchlaufen. Wenn der Prozess dies unmöglich macht, kann die Auswertung durch die Verteilung von Kopien des Geschäftsprozessdiagramms an Teammitglieder oder Mitarbeiter erfolgen. Das Ausfüllen des Geschäftsprozessdiagramms bietet Benutzern eine Visualisierung des Geschäftsprozesses von Anfang bis Ende, die bei der Verwaltung und Optimierung von Geschäftsprozessen helfen kann.