Ein Audit Trail ist eine Reihe von Dokumenten, die eine Journalbuchung oder eine Geschäftstransaktion unterstützen, die im Hauptbuch eines Unternehmens aufgezeichnet wurde. Buchhalter oder Wirtschaftsprüfer verfolgen die Spuren von Dokumenten, um zu beweisen, dass Buchungen rechtzeitig, gültig und relevant sind. Um einem Prüfpfad zu folgen, müssen Buchhalter eine Transaktion identifizieren, die Belege überprüfen und sicherstellen, dass jedes Konto in der Journalbuchung korrekt ist. Computergestützte Buchhaltungssoftware fügt diesem Prozess eine weitere Ebene hinzu. Häufig ist ein elektronischer Stempel vorhanden, der identifiziert, welche Person den Eintrag in das Hauptbuch gebucht hat.
Die Prüfung umfasst die Überprüfung von Rechnungslegungsinformationen, um zu beweisen, dass sie richtig und richtig sind. Bestimmte Transaktionen – wie z. B. Transaktionen mit Bargeld, Forderungen und Inventar – können anfälliger für Betrug oder Missbrauch durch Mitarbeiter sein. Ein Prüfer betrachtet diese Transaktionen und folgt dem Prüfpfad, der den Zweck und die Absicht der Transaktion beschreibt. Anhand des Trails können Prüfer feststellen, ob ein Eintrag gültig ist oder nicht. Auch Fehler in mathematischen Berechnungen sind dabei auffindbar.
Die Beschaffung einer Transaktion ist der nächste Schritt. Auditoren müssen die Originalpapiere zu der entsprechenden Transaktion ziehen und die einzelnen Dokumente überprüfen. Auf diese Weise können Prüfer das Datum, die Art und den Zweck der Transaktion bestimmen. Buchhalter, die Transaktionen in die falsche Abrechnungsperiode buchen, sind oft ein Grund für diese Überprüfung. Während dieses Teils des Audit-Trails können auch andere Fehler vorhanden sein.
Nach der Überprüfung schauen sich Buchhalter das Hauptbuch des Unternehmens und andere Buchhaltungsbücher an. Prüfer prüfen auf genaue Zahlen und richtige Sachkonten, um sicherzustellen, dass die Informationen auf den Dokumenten im Sachkonto korrekt sind. Wenn für die Journalbuchung eine detaillierte Berechnung erforderlich war, berechnen die Prüfer die Informationen neu, um die Richtigkeit zu gewährleisten. Bei sehr detaillierten Transaktionen können Prüfer den Buchhalter befragen, der die Transaktion gebucht hat. Diese Person sollte die Dokumente für die Journalbuchung als Teil des Audit-Trail-Prozesses abzeichnen.
Elektronische Buchhaltungssysteme bieten eine zusätzliche Ebene für den Audit-Trail-Prozess. Die meisten computergestützten Buchhaltungssysteme bieten eine Momentaufnahme dafür, wer einen Datensatz im Hauptbuch des Unternehmens gebucht oder angepasst hat. Die Daten umfassen je nach System Name, Datum, Uhrzeit, Beschreibung und andere Informationen. Auditoren können sich in das elektronische Hauptbuch des Unternehmens einloggen, diese Audit-Trail-Aufzeichnungen überprüfen und Transaktionen aus diesen Daten beziehen. Auditoren können dem Audit Trail leichter folgen, wenn Unternehmen über diese elektronische, nicht anpassbare Audit Trail Aufzeichnung verfügen.