Eine Ablaufkarte ist ein einfaches Dokument, das Informationen über das Datum enthält, an dem ein bestimmter Vertrag ausläuft. Eine Karte dieses Typs wird in einer Reihe von Umgebungen verwendet, insbesondere in der Versicherungsbranche. Die Idee hinter einer Ablaufkarte besteht darin, alle am Vertrag beteiligten Parteien darauf aufmerksam zu machen, dass die Beziehung zu einem bestimmten Datum endet, es sei denn, es werden geeignete Maßnahmen zur Verlängerung des Vertrages für eine weitere Laufzeit ergriffen.
Eine der häufigsten Anwendungen der Ablaufkarte ist der Versicherungsschutz. Bei verschiedenen Arten von Kranken-, Auto- und Lebensversicherungen kann ein Kündigungsdatum in den Grundbedingungen der Beziehung enthalten sein. Die Ablaufkarte dient zu diesem Zeitpunkt dazu, den Anbieter daran zu erinnern, dass die Vertragslaufzeit näher rückt und es an der Zeit ist, mit dem Versicherten eine Verlängerung des Versicherungsschutzes zu besprechen. Durch den Einsatz dieser Art von Zeitmanagement-Tool kann ein Agent immer wissen, welche Kundenpolicen innerhalb der nächsten 30 Tage auslaufen, und Vorkehrungen treffen, um diese Kunden zu kontaktieren, um die Pläne zu erneuern und den Einnahmenfluss zur Versicherung aufrechtzuerhalten Anbieter.
Neben der Verfolgung von Kündigungsdaten von Versicherungsplänen kann eine Ablaufkarte auch als Teil der Verfolgung jeder Art von Geschäftsvertrag verwendet werden. Beispielsweise kann ein Unternehmen, das einem Kunden Waren oder Dienstleistungen zu reduzierten Preisen anbietet, auf diese Weise mehrere Wochen vor diesem Kündigungstermin neue Gespräche mit dem Kunden aufnehmen. Dies kann wichtig sein, da dies den Unterschied bedeuten kann, ob der Kunde sich für eine weitere Laufzeit zum gleichen Preis entscheidet oder sich für Angebote von Mitbewerbern entscheidet.
Während eine traditionelle Ablaufkarte eine physische Karte ist, die als Teil eines Tickler-Dateisystems verwendet wird, integrieren viele Softwarepakete die Idee der Karte in ihre Grundfunktionen. Eine Verkaufsdatenbank kann die Möglichkeit beinhalten, eine virtuelle Ablaufkarte zu erstellen, die grundlegende Informationen über einen Kundenvertrag, einschließlich des Kündigungsdatums, enthält. Der Endbenutzer kann dann das System so einstellen, dass es einen bestimmten Zeitraum vor Vertragsende eine Warnung generiert, sodass es einfach ist, einen Telefonanruf oder eine E-Mail an den Kunden zu planen und mit der Verlängerung der Vereinbarung zu beginnen. Bis die Aufgabe abgeschlossen oder abgewiesen ist, erinnert das System den Benutzer häufig daran, dass die Kontaktaufnahme mit dem Kunden noch aussteht.