Die Hauptverwendung eines Videokonferenzraums besteht darin, dass Personen miteinander über die Verwendung von Video- und Audioübertragungen kommunizieren. Ein Videokonferenzanruf unterscheidet sich von einem Videotelefonanruf, da es sich um eine Gruppe von Personen handelt, nicht um zwei einzelne Personen. Da mehrere Personen beteiligt sind, muss häufig ein Videokonferenzraum von den an der Telekommunikation beteiligten Personen genutzt werden. Dieser Raum muss entsprechend gestaltet und eingerichtet werden, damit jeder während des Meetings gesehen und gehört werden kann. Es gibt viele verschiedene Möglichkeiten, einen Videokonferenzraum einzurichten, und die Anzahl der Personen und der Zweck des Meetings bestimmen in der Regel, welche Art der Anordnung am besten geeignet ist.
Wenn ein ausreichend großer Videokonferenzraum zur Verfügung steht und in der Regel weniger als 15 Personen teilnehmen, kann ein U-förmiger Videokonferenzraum eingerichtet werden. Diese Art von Einrichtung umfasst normalerweise drei Tische, die alle miteinander verbunden sind und die Form eines U bilden. Die Person(en), mit denen die Gruppe Telekommunikation betreibt, sind im Allgemeinen auf einem Fernseh- oder Computerbildschirm im offenen Teil des U sichtbar. Die Teilnehmer des Meetings sitzen an den Außenteilen der Tische, sodass sie bequem zuschauen, kommunizieren und Notizen machen können.
Bei Videokonferenzen mit 16 oder mehr Personen ist es meistens am vorteilhaftesten, das Meeting in einem Auditorium einzurichten. Während diese Art der Einrichtung nicht viel Interaktion zwischen allen Teilnehmern zulässt, kann ein Publikumsmikrofon verwendet werden, um Fragen zu stellen. Diese Einrichtung ermöglicht es allen Teilnehmern auch, den Videobildschirm, der normalerweise an der Vorderseite des Hörsaalraums aufgestellt ist, problemlos anzuzeigen.
Egal in welcher Art ein Videokonferenzraum eingerichtet ist, wichtig ist, dass der Raum keine glänzenden Oberflächen und vor allem kein Glas hat. Wenn der Raum Fenster hat, sollten dunkle Jalousien diese abdecken. Glänzende Oberflächen, Glas und Fenster neigen dazu, nicht nur Licht, sondern auch Geräusche zu reflektieren, was es für die Person(en) am anderen Ende schwierig macht, sie zu sehen und zu hören.
Es gibt einige andere Tipps, die bei der Einrichtung eines Videokonferenzraums helfen können. Pro drei Personen, die an einer Videokonferenz teilnehmen, reicht ein Mikrofon. Immer wenn eine Einzelpräsentation stattfindet, sollte ein Ansteckmikrofon verwendet werden. Die Farbe Rot sollte in keinem Dekor oder auf Personen in Videokonferenzräumen zu finden sein, da dies zu Flackern im Video führt. Die meisten Videokonferenzräume benötigen eine bis drei Kameras, wobei alle Kameras, Videobildschirme und Monitore nicht in hellem Licht platziert sind.