In einem Abwesenheitsschreiben sollten der Grund für die Abmahnung und bestimmte Termine angegeben werden, zu denen ein Mitarbeiter die Arbeit verpasst hat. Die Auflistung des gewünschten Ergebnisses weist den Mitarbeiter darauf hin, dass das Unternehmen eine Verbesserung der Anwesenheit erwartet. Diese Warnung erklärt in der Regel die Folgen wiederholter unentschuldigter Abwesenheiten von der Arbeit und enthält einen Kommentar, der darauf hinweist, dass das Problem gelöst werden kann. Ein Brief in Abwesenheit könnte ähnliche Probleme in der Vergangenheit skizzieren.
Einige Unternehmen bevorzugen ein persönliches Treffen mit einem Mitarbeiter, der zu viel Arbeit vermisst, als erster Schritt, bevor ein Abwesenheitsbrief verschickt wird. Dem Arbeitnehmer eine Kopie seiner Anwesenheitsliste zu geben, dokumentiert übermäßige Abwesenheiten und kann die einzige Maßnahme sein, die zur Lösung des Problems erforderlich ist. Ein Treffen gibt dem Mitarbeiter auch die Möglichkeit, Umstände bei der Arbeit oder in seinem persönlichen Leben zu erläutern, die zu Fehlzeiten führen.
Ein Abwesenheitsschreiben bietet dem Arbeitnehmer manchmal eine Beratung oder bittet ihn oder sie, einer ärztlichen Untersuchung zuzustimmen. Dieses Schreiben sollte professionell bleiben und keine persönlichen Meinungen des Arbeitnehmers enthalten. Der Grund für das Schreiben sollte zusammen mit möglichen Konsequenzen angegeben werden, wenn sich die Arbeitspräsenz nicht verbessert. Wenn eine Unternehmensrichtlinie die Anwesenheit von Mitarbeitern regelt, kann die Richtlinie im Abwesenheitsschreiben erwähnt werden.
Versäumt ein Mitarbeiter die Arbeit weiterhin ohne Grund, kann ein zweiter Brief strenger formuliert werden. Es könnte frühere Warnungen und mangelnde Verbesserung der Anwesenheitsrate des Mitarbeiters feststellen. Die Kündigungsandrohung erscheint in der Regel in diesem Abwesenheitsschreiben. Hinweise auf eine schlechte Anwesenheit sollten in dieser Warnung zusammen mit allen Bemühungen des Arbeitgebers, das Problem zu lösen, klar umrissen werden.
Menschen vermissen ihre Arbeit aus verschiedenen Gründen, einschließlich Krankheit und Verletzung. Diese Bedingungen liegen normalerweise außerhalb der Kontrolle des Arbeitnehmers und werden als legitime Gründe für Abwesenheiten akzeptiert. Einige Unternehmen verlangen einen ärztlichen Nachweis, wenn medizinische Probleme eine Person daran hindern, zur Arbeit zu gehen, insbesondere wenn die Abwesenheit über einen längeren Zeitraum dauert. Wenn ein Mitarbeiter aus Gründen, die er selbst kontrollieren kann, häufig seine Arbeit verpasst, rechtfertigt dies in der Regel progressive Disziplinarmaßnahmen.
Gewöhnliche Abwesenheit kann in der Unternehmenspolitik definiert sein, beinhaltet aber im Allgemeinen häufig vorkommende eintägige Abwesenheiten. Das Management berechnet in der Regel die Gesamtzahl der Tage, an denen ein Mitarbeiter über einen längeren Zeitraum nicht erschienen ist. Diese Zahl kann mit der Anwesenheitsrate anderer Mitarbeiter verglichen werden, um festzustellen, ob die Abwesenheiten übermäßig sind.
Die letzte Maßnahme, die üblicherweise ergriffen wird, um mit chronischer Abwesenheit umzugehen, kann ein Kündigungsschreiben sein. In diesem Schreiben sollte deutlich darauf hingewiesen werden, dass ein Mitarbeiter seine Anwesenheit nach Abmahnungen nicht korrigiert hat. In einem Kündigungsschreiben wird der Mitarbeiter in der Regel aufgefordert, Schlüssel, Ausrüstung, Uniformen und jedes andere Eigentum des Unternehmens abzugeben. Es enthält normalerweise ein Datum des Inkrafttretens und eine Frist für die Rückgabe von Eigentum.
Fehlzeiten betreffen Kollegen am Arbeitsplatz, die Aufgaben übernehmen könnten, die normalerweise von abwesenden Kollegen erledigt werden. Wenn dies wiederholt geschieht, kann dies Ressentiments erzeugen und die Moral beeinträchtigen. Finanzielle Auswirkungen können die Zahlung von Überstunden für jemanden sein, der die Arbeit verrichtet, die normalerweise vom abwesenden Mitarbeiter erledigt wird. Fehlzeiten können auch die Produktivität beeinträchtigen und Zeitpläne stören.
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