Zu den unterschiedlichen Arten von Software für virtuelle Assistenten gehören Textverarbeitungsprogramme, Zeiterfassungsprogramme und Buchhaltungssoftware. Andere Typen umfassen solche, die Geschäftskommunikationsbemühungen unterstützen, wie E-Mail und Instant Messaging. Die Software für virtuelle Assistenten kann auch spezialisiertere Programme enthalten, wie beispielsweise solche, die für den Zugriff auf Immobilienlisten, Gerichtsdokumente oder Kreditauskünfte verwendet werden.
Um unterstützende technische Unterstützung zu bieten, vereinfacht die Software für virtuelle Assistenten bestimmte Prozesse, die mit einem Computer durchgeführt werden können, wie z. B. die Terminplanung und die Überwachung eingehender Telefonnachrichten. Technologie wie diese wird von unabhängigen Auftragnehmern verwendet, die kleinen, mittleren und großen Unternehmen Fernunterstützung bieten. Software wird oft von einem virtuellen Assistenten gekauft, der im Home-Office arbeitet, oder kann dem Assistenten von einem Kunden oder Arbeitgeber zur Verfügung gestellt werden, insbesondere wenn die benötigte virtuelle Assistentensoftware für eine spezielle Geschäftsnische verwendet wird.
Eine der grundlegendsten Arten von Software für virtuelle Assistenten ist ein Textverarbeitungsprogramm. Dies ermöglicht es einem virtuellen Büroassistenten, Geschäftskorrespondenz und Tabellenkalkulationen vorzubereiten, um sie mit Geschäftsinhabern und Kunden zu teilen. Zusätzlich zu diesem grundlegenden geschäftlichen Grundnahrungsmittel verwenden diejenigen, die administrative Unterstützung leisten, im Allgemeinen E-Mail-Programme und Instant Messaging, um bei Bedarf mit Kunden und deren Kunden zu kommunizieren. Einige Kommunikationssoftware verwendet sogar Avatar-Technologie, um persönliche Gespräche zu simulieren.
Die meisten virtuellen Assistenten bieten eine Vielzahl von Dienstleistungen an, die von der einfachen Dokumentenvorbereitung bis hin zur Buchhaltungsunterstützung und Kundenkommunikation reichen. Da Dienste per Fernwartung bereitgestellt werden, ist es wichtig, dass die Software für virtuelle Assistenten korrekt ist und auf dem neuesten Stand ist. In Fällen, in denen Software sowohl vom Kunden als auch von einem Assistenten verwendet werden muss, ist es wichtig, dass beide die gleiche Art von Software verwenden oder zumindest Software, die mit anderen Computersystemen kompatibel ist.
Wer kreative Hilfestellung leistet, kann auch Desktop-Publishing-Software verwenden. Damit ist ein virtueller Büroassistent in der Lage, Broschüren, visuelle Präsentationen und Newsletter sowie eine Vielzahl weiterer hilfreicher Business-Tools zu erstellen. Ein vielbeschäftigter Unternehmer stellt oft einen virtuellen Assistenten ein, der diese Aktivitäten speziell übernimmt, insbesondere wenn er unter Zeitdruck steht oder nicht über die Fähigkeiten zur Bedienung einer solchen Software verfügt.
Software für virtuelle Assistenten, die den Zeitaufwand für administrative und unterstützende Aufgaben erfasst, ist wichtig, insbesondere für Assistenten, die mehrere verschiedene Kunden haben oder pro Stunde oder pro Aufgabe bezahlt werden. Einige Softwareprogramme ermöglichen es Kunden auch, die Arbeitszeiten eines Assistenten aus der Ferne zu überwachen. In diesen Fällen muss auf dem Computer des Kunden sowie auf dem Computer des Assistenten eine Software für virtuelle Assistenten installiert werden, die Zeiterfassung ermöglicht. Einige Software kann es einem Kunden sogar ermöglichen, zu sehen, woran ein virtueller Assistent arbeitet, während er oder er sich einer bestimmten Aufgabe widmet.
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