Ein Brief an Anleger sollte immer informativ und professionell sein. Um die Investor Relations stark zu halten, kommunizieren Sie immer klar und ehrlich über die Details Ihres Unternehmens. Ihre Korrespondenz mit Anlegern sollte nur sachliche Informationen enthalten und jeder Anleger sollte über wichtige Angelegenheiten, die seine Anlage betreffen, informiert werden, sobald diese bekannt werden. Wenn Sie Anlegerberichten einem Schreiben beifügen, erläutern Sie alle Bedenken, die in einem Bericht angezeigt werden können, und ermutigen Sie die Anleger, sich bei zukünftigen Fragen oder Bedenken direkt an Sie zu wenden.
Wenn Sie einen Brief an Investoren schreiben, stellen Sie sicher, dass er auf Briefkopf mit einer leicht lesbaren, professionell aussehenden Schriftart geschrieben ist. Unabhängig davon, ob Sie einen vierteljährlichen Brief an die Anleger, einen jährlichen Brief an die Anleger oder einen Brief für einen Anlegervorschlag erstellen, bewahren Sie eine Kopie des Briefes für Ihre Akten auf und senden Sie eine Kopie desselben Briefes an alle Ihre Anleger. sowie alle Vorstandsmitglieder und andere geeignete Parteien. Sprechen Sie die Empfänger in einem respektvollen und professionellen Ton an und geben Sie immer Ihre Kontaktdaten an.
Alle Mitteilungen an Anleger sollten direkt in der Korrespondenz mit einem angemessenen Datum versehen werden, um einen sachlichen Zeitrahmen für die Kommunikation zu wahren. Sie sollten auch nach dem Datum des Schreibens immer eine Referenz- oder Betreffzeile angeben, damit Ihre Anleger wissen, worauf sich das Schreiben bezieht und die Informationen bei Bedarf in der Zukunft leicht abgerufen werden können. Auch wenn Sie ein persönliches Verhältnis zu Ihren Anlegern haben, sollte ein Anlegerbrief immer mit einer respektvollen und professionellen Anrede beginnen.
Beim Verfassen eines Briefes an Anleger ist es immer ratsam, so schnell wie möglich direkt zur Sache zu kommen. Sie haben vielleicht eine freundschaftliche Beziehung zu dem Anleger, aber persönliche Angelegenheiten zu besprechen, ist niemals angebracht, wenn Sie den Anlegern ein professionelles Schreiben zukommen lassen. Stattdessen sollte das Schreiben nur Informationen enthalten, die für das Geschäftsinteresse und die Investition des Investors in Ihr Projekt relevant sind.
Seien Sie in Ihrem Brief an die Investoren optimistisch, was die Zukunft Ihres Unternehmens gemeinsam angeht. Auch wenn Anleger mit der Möglichkeit konfrontiert sind, eine Investition zu verlieren, beschreiben Sie Ihre besten Strategien, um einen solchen Verlust zu vermeiden. Kurz gesagt, versichern Sie Ihren Anlegern, dass Sie Ihr persönliches und berufliches Bestes tun, um ihre Interessen zu schützen.
Wenn ein Brief an Anleger entmutigende Nachrichten enthält, sollten Sie Ihre Anleger auch über Situationen informieren, die scheinbar außerhalb Ihrer Kontrolle liegen. Machen Sie Anleger jedoch gleichzeitig auf die Anstrengungen aufmerksam, die Sie für sie unternommen haben. Die meisten Anleger verstehen Risiken und verstehen, dass unvorhergesehene Umstände zu einem Verlust führen können. Was die meisten jedoch nicht tolerieren, ist, in einem Brief oder persönlich falsch informiert oder absichtlich angelogen zu werden.