Wenn Sie einen Geschäftsbrief schreiben, müssen Sie bestimmte Formate einhalten. Formate können variieren, und es sei denn, Sie nehmen an einem Kurs zum Schreiben von Briefen teil, wird der Abstand zwischen dem oberen Rand der Seite und Ihren Adressen sowie zwischen den aufgeführten Adressen und Ihrer Anrede möglicherweise nicht speziell gemessen. Der wichtigste Aspekt beim Schreiben eines Geschäftsbriefes ist, dass Sie Ihren Zweck – warum Sie den Brief schreiben – sehr deutlich machen. Trotzdem sollten Sie mit einem grundlegenden Format vertraut sein, bevor Sie sich Gedanken darüber machen, was und wie Sie schreiben.
Wenn Sie ein Textverarbeitungsprogramm verwenden, überprüfen Sie Ihr Programm auf Vorlagen für Geschäftsbriefe. Diese können Ihnen die Arbeit erleichtern, da sie die Ränder voreingestellt haben und Sie normalerweise genau informieren, wo Sie Dinge wie Adressen platzieren müssen. Wenn Sie keine solche Vorlage haben, kann Ihr Brief auf zwei Arten formatiert werden. Das erste wird als Blockformat und das zweite als eingerücktes Format bezeichnet. Sofern nicht anders angegeben, können Sie entweder das Format oder eine beliebige Variation verwenden. Der große Unterschied zwischen den beiden Formaten besteht darin, dass Absätze keine Einrückungen haben und der Text so ausgerichtet werden kann, dass jede Zeile die gleiche Länge hat. Im eingerückten Format sind nicht alle Zeilen genau gleich lang und der erste Satz jedes Absatzes wird um fünf Leerzeichen eingerückt.
Bei jedem Format gibt es kleine Variationen, daher zielt diese Erklärung darauf ab, schnell einen Geschäftsbrief im Blockformat zu schreiben, ohne Ihren Text zu rechtfertigen. Der Geschäftsbrief sollte folgende Ränder haben: 2.54 cm oben, unten, links und rechts. Überprüfen Sie Ihr Textverarbeitungsprogramm, bevor Sie beginnen, und stellen Sie diese Ränder bei Bedarf ein. Die Schriftart sollte 12 Punkt betragen, und Times New Roman ist die bevorzugte Wahl.
Wenn Sie auf Firmenbriefpapier schreiben, müssen Sie den Brief nicht mit Ihrer Adresse beginnen. Wenn Sie Standardpapier verwenden, sollten Sie am oberen Rand mit Ihrer Adresse beginnen. Es ist unnötig, Ihren Namen mit Ihrer Adresse anzugeben. Geben Sie einfach Ihre Adresse und auf Wunsch Telefonnummer und E-Mail-Adresse an. Fügen Sie direkt nach der Adresse ein Datum hinzu. Sie können Ihre Adresse so einrücken, dass sie bündig mit dem rechten Rand abschließt, aber sie kann einfach am linken Rand beginnen, was einfacher ist.
Überspringen Sie eine Zeile und schreiben Sie den Namen der Person, der Sie schreiben, deren Titel oder Firma und ihre Adresse. Jeder Eintrag wie Name, Titel und Straße sollte in einer eigenen Zeile stehen. Ort, Bundesland und Postleitzahl sollten die letzte Zeile bilden. Für die Adresse ist folgende Reihenfolge erforderlich: Firma, Person, Titel und Adresse.
Überspringen Sie eine weitere Zeile und beginnen Sie mit Ihrer Anrede. Dies sollte formell sein. Wenn Sie Frau Smith schreiben, schreiben Sie Dear Ms. Smith:. Verwenden Sie nach der Anrede einen Doppelpunkt anstelle eines Kommas.
Leeren Sie eine Zeile nach unten und beginnen Sie mit Ihrem ersten Hauptteil. Stellen Sie sicher, dass Sie in diesem ersten Absatz die Absicht des Briefes deutlich angeben. Verwenden Sie zusätzliche Absätze mit einem Leerzeichen dazwischen, um Ihren Punkt zu erweitern oder Beispiele zu geben. Nachdem Sie die Hauptabsätze beendet haben, überspringen Sie eine Zeile und schreiben Sie „Mit freundlichen Grüßen“, Ihre abschließende Bemerkung, dann überspringen Sie etwa drei bis vier Zeilen, bevor Sie Ihren Namen und Ihren Titel, falls vorhanden, eingeben. Vergessen Sie nicht, vor dem Versand des Geschäftsbriefes Ihren Namen mit schwarzer Tinte zwischen Ihrem Abschluss und Ihrem eingegebenen Namen physisch zu unterschreiben.
Das Ziel beim Schreiben eines Geschäftsbriefes ist es, Ihren Standpunkt effektiv zu vermitteln. Sie können nicht effektiv sein, wenn Ihr Brief mit Fehlern behaftet ist. Führen Sie nicht nur eine Rechtschreibprüfung durch, sondern untersuchen Sie Ihre Arbeit auch auf Grammatikfehler, häufig verwechselte Wörter und Zeichensetzungsprobleme. Lesen Sie den Brief laut vor, um sicherzustellen, dass Sie Ihren Standpunkt klar vermitteln. Verwenden Sie eine einfache Sprache, aber vermeiden Sie Kontraktionen oder Slang. Ein gut geschriebener Geschäftsbrief, der direkt auf den Punkt kommt, ist sehr wichtig, besonders wenn Sie von einem anderen Unternehmen schreiben. Ihre Fähigkeit, einen leicht verständlichen und fehlerfreien Geschäftsbrief zu schreiben, spiegelt die Professionalität Ihres Unternehmens wider.