Ein Inventarsystem ist die interne Methode, die ein Unternehmen verwendet, um die Produkte, die es an Verbraucher verkauft, zu bestellen, zu kontrollieren und abzurechnen. Ein Inventarsystem für kleine Unternehmen wird den Prozess eines größeren Unternehmens widerspiegeln, wenn auch in einer weniger intensiven Umgebung, da die Größe zwischen den Unternehmen unterschiedlich ist. Im Geschäftsumfeld sind zwei Arten von Inventarsystemen üblich: periodisch und permanent. Dies sind buchhaltungsbasierte Systeme, obwohl ein Unternehmen seine Inventarisierungspraktiken häufig auf diesen Systemen aufbauen wird.
Welches Inventarsystem für kleine Unternehmen am besten für ein bestimmtes Unternehmen geeignet ist, hängt oft von der Art der Ware ab, die ein Unternehmen verkauft. Zum Beispiel können kleine Unternehmen, die ähnliche Waren oder große Gruppen von Artikeln verkaufen, mehr von einem periodischen Inventarsystem profitieren, das nur einmal im Monat oder vierteljährlich aktualisiert wird. Dies ist vorteilhaft, da das Kleinunternehmen jeden Monat mit einer Eröffnungsbestandszahl beginnt und diese am Ende des Abrechnungszeitraums aktualisiert. Dadurch entfällt der Zeitaufwand für das Zählen von Artikeln, die nicht einfach zu trennen sind oder einen zeitaufwändigen Prozess erfordern, der geldverdienende Aktivitäten wegnimmt.
Das System der ständigen Inventarisierung ist viel komplizierter; Bei diesem System aktualisiert ein Unternehmen sein Buchhaltungsbuch nach jedem Kauf, Verkauf oder jeder Anpassung des Bestandskontos. Dieses Inventarsystem für kleine Unternehmen eignet sich gut für Unternehmen mit einzelnen Artikeln oder Inventarprodukten, die äußerst wertvoll sind. Es ist zwar zeitaufwendiger, bietet jedoch mehr Genauigkeit für kleine Unternehmen und die Möglichkeit, den Lagerbestand genau zu bestellen, ohne zu viele Produkte zur Hand zu haben.
Die Inventarbewertung ist auch ein wichtiges Merkmal eines Inventarsystems für kleine Unternehmen. Die Bewertung bestimmt die Kosten auf dem Bestandskonto und dem Warenkostenkonto des Unternehmens für jede Abrechnungsperiode. Drei Methoden sind in der Wirtschaft am gebräuchlichsten: First In First Out (FIFO); zuletzt rein, zuerst raus (LIFO); und die gewichtete Durchschnittskostenberechnung. FIFO verlangt, dass das Unternehmen die ältesten Waren verkauft, die zuerst in seinem Buchhaltungsbuchhaltungskonto aufgeführt sind. Dies führt zu den höchsten verbleibenden Kosten im Bestandskonto und zu den niedrigsten Kosten für verkaufte Waren, was zu einem höheren Nettogewinn in der Gewinn- und Verlustrechnung führt. LIFO ist das Gegenteil von FIFO; Daher sind die Kosten der verkauften Waren höher und der Lagerbestand niedriger als beim FIFO. Bei der Methode des gewichteten Durchschnitts werden neue Kosten für jeden Lagerartikel berechnet, nachdem Käufe und Anpassungen am Konto vorgenommen wurden.
Die Auswahl der Bewertungsmethode für ein Inventarsystem für kleine Unternehmen hängt davon ab, wie das Unternehmen den Nettogewinn ausweisen möchte. Die allgemeine Theorie besagt, dass FIFO ein höheres Nettoeinkommen meldet, was zu einer höheren Steuerpflicht für das kleine Unternehmen führt. Dies kann zu einer schwierigen Cashflow-Situation führen, wenn das Unternehmen Steuern an die nationale oder lokale Regierung zahlen muss.