Beschaffungsmethoden sind der Prozess, den ein Unternehmen durchläuft, um Waren und Dienstleistungen zu kaufen. Drei gängige Arten von Beschaffungsmethoden sind üblich: direkter Kauf oder Erwerb, Verhandlungen und kompetitive Ausschreibungen. Unternehmen nutzen häufig ein Büro als Beschaffungsstelle, und Mitarbeiter, die in diesem Büro arbeiten, verwenden eine der Methoden, um Waren, Dienstleistungen oder Arbeitsplätze unter Anweisung des Managements zu beschaffen. Die Wahl der richtigen Beschaffungsmethode hängt von den benötigten Artikeln ab.
Bei der Direkteinkaufs- oder Beschaffungs-Beschaffungsmethode übermitteln Unternehmen normalerweise eine Bestellung, um Artikel von einem Lieferanten anzufordern. Viele Unternehmen kaufen regelmäßig bei Anbietern ein; zur Kostenkontrolle machen Bestellungen mit entsprechender Autorisierung dies möglich. Ein Mitarbeiter erstellt eine Bestellung mit Angabe des Lieferanten, der Artikelmenge, der Beschreibung, des Preises und anderer relevanter Informationen. Ein Manager wird die Bestellung normalerweise entweder genehmigen oder ablehnen und an den Mitarbeiter zurücksenden. Die Beschaffungsmethoden für den Direkterwerb können je nach den Bedürfnissen und der Betriebsumgebung des Unternehmens mehrere Abweichungen aufweisen und sind eine der am häufigsten verwendeten Beschaffungsmethoden.
Verhandlung als Beschaffungsmethode funktioniert am besten für große Anschaffungen wie Ausrüstung, Grundstücke oder Gebäude. Unternehmen werden als Teil des Prozesses Verhandlungen benötigen, um die Kosten der Vermögenswerte so weit wie möglich zu senken. Für verhandlungsintensive Beschaffungsmethoden werden oft unterschiedliche Kompetenzen der Beschaffungsstelle benötigt. Der Einkaufsleiter muss in der Lage sein, offen mit anderen Parteien zu sprechen, direkte Anfragen zu stellen, wenn er konkrete Maßnahmen für Geschäfte sucht, und zu wissen, wie und wann er von Geschäften Abstand nehmen sollte. Während diese Kompetenzen bei einem Mitarbeiter leicht zu finden scheinen, können Unternehmen mehrere verschiedene Mitarbeiter durchlaufen, bevor sie die richtige Person finden.
Beschaffungsmethoden können auch unter die Kategorie der Ausschreibung fallen. Dieser Prozess ist in der Regel spezifisch für bestimmte Branchen, z. B. Baugewerbe, Militäraufträge oder andere große Geschäfte, an denen zwei oder mehr Unternehmen beteiligt sind. Konkurrierende Gebote können still oder offen sein.
Im Rahmen eines stillen Bieterverfahrens wählen Unternehmen ein schriftliches Angebot aus. Der Verkäufer öffnet alle Gebote auf einmal und wählt dasjenige aus, das er für seine Aufgabe am besten hält. Open Bidding ermöglicht weitere Diskussionen zwischen den beiden Unternehmen. Nach Abgabe eines Angebots kann jedes Unternehmen zusammenkommen und über den Prozess diskutieren. In Wirklichkeit wird dies zu einer Mischung aus wettbewerbsorientierten Ausschreibungs- und Verhandlungsverfahren, bei denen beide nach Zugeständnissen für das Geschäft suchen.