Die Workflow-Analyse beinhaltet die Überprüfung aller Prozesse in einem Unternehmen, um Ineffizienzen zu erkennen und Verbesserungsvorschläge zu machen. Die Arbeit beginnt mit der Ermittlung der gewünschten Ergebnisse aus der Analyse mit den leitenden Angestellten eines Unternehmens. Analysten interagieren dann mit den Mitarbeitern des Unternehmens, um den aktuellen Stand der Geschäftsprozesse im Unternehmen zu dokumentieren. Der letzte Schritt ist die Empfehlung von Prozessen, die gemäß den festgelegten Zielen geändert, automatisiert oder beibehalten werden müssen.
Ein typisches Unternehmen ist ständig bestrebt, seine Prozesse zu verbessern, und zwei Hauptfaktoren veranlassen Unternehmen dazu, eine Workflow-Analyse durchzuführen. Erstens können fortlaufende technologische Fortschritte effizientere und kostengünstigere Geschäftsmöglichkeiten bieten, und Unternehmen entscheiden sich häufig dafür, Prozesse zu überprüfen, um sie zu automatisieren oder die neueste Technologie zu integrieren. Zweitens ist es typisch, dass sogenannte Legacy-Prozesse im Unternehmen fest verankert sind, eine bestimmte Aufgabe also längst auf eine bestimmte Art und Weise erledigt wurde und als verbesserungswürdiger Prozess übersehen werden kann. Ein Ziel dieses Prozesses ist es, solche Legacy-Prozesse aufzudecken.
Externe Berater können eine Workflow-Analyse effektiv durchführen, da sie Experten darin sind und keine Loyalität zu einer bestimmten Geschäftsmethode haben. In der ersten Interaktion mit leitenden Managern beginnen die Workflow-Analysten normalerweise mit Interviews, um festzustellen, wie die Top-Manager das Unternehmen derzeit sehen, einschließlich dessen, was funktioniert und was nicht. Als nächstes bestimmen die Analysten den gewünschten Endzustand, den die Manager durch das Workflow-Analyseprojekt erreichen wollen.
Der Großteil der Arbeit in der Workflow-Analyse findet mit geschulten Analysten statt, die Mitarbeiter und Vorgesetzte befragen, um zu dokumentieren, wie das Geschäft läuft. Dies umfasst alle Aspekte eines Unternehmens wie die Verarbeitung von Papierkram für Verkauf, Inkasso, Compliance und Personalwesen. Es kann auch Herstellungsprozesse wie den Empfang von Rohstoffen oder Teilen, deren Verarbeitung oder Montage und den Versand von Fertigwaren umfassen.
Analysten werden auch den Zeitaufwand und den Aufwand für die Interaktion mit Kunden überprüfen, einschließlich Vertrieb und Kundenservice. Die Workflow-Analyse betrachtet alles, was jeder Mitarbeiter eines Unternehmens tut, um zu dokumentieren, wie jede Aufgabe beginnt und sich durch die Organisation bewegt.
Nach der anfänglichen Dokumentation präsentieren Workflow-Analysten die Ergebnisse in der Regel den untergeordneten Führungskräften, um sicherzustellen, dass die Ergebnisse der Analyse mit der Realität des Unternehmens übereinstimmen. Die Analysten passen die Analyse nach Bedarf an und untersuchen dann den Workflow, um Bereiche zu identifizieren, in denen Prozesse rationalisiert oder automatisiert werden können oder beides. Diese Informationen werden dann in der Regel den Top-Managern zusammen mit Verbesserungsvorschlägen präsentiert.