Um ein privater Buchhalter zu werden, müssen Bewerber einen Bachelor-Abschluss in Rechnungswesen, Finanzen oder Betriebswirtschaft haben. Andere Abschlüsse, wie ein Masterabschluss oder die Zertifizierung zum Certified Public Accountant (CPA), sind hilfreich, aber nicht zwingend erforderlich. Private Buchhalter benötigen starke Kommunikationsfähigkeiten, grundlegende Fähigkeiten in der Buchhaltung, organisierte Arbeitsmethoden, Kenntnisse mit den erforderlichen Computerprogrammen und Kenntnisse der geltenden Gesetze.
Ein privater Buchhalter wird von einem Unternehmen angestellt, um die Finanzen dieses Unternehmens zu verwalten, im Gegensatz zu einem öffentlichen Buchhalter, der für mehrere Kunden arbeitet. Er analysiert die Finanzen des Unternehmens, erstellt Budgets, prüft die Bücher und berichtet über die finanzielle Situation des Unternehmens. In größeren Unternehmen haben Buchhalter spezifische Aufgaben wie Steuern und Budgets. Ein privater Buchhalter in einem kleinen Unternehmen kann alle Aspekte der Buchführung und sogar einige Buchhaltung abdecken.
Die einzige Qualifikation, die erforderlich ist, um ein privater Buchhalter zu werden, ist oft ein Bachelor-Abschluss in Rechnungswesen, Finanzen oder Betriebswirtschaft, aber viele größere Unternehmen stellen nur einen Buchhalter ein, der ein CPA oder Certified Management Accountant (CMA) ist. Um eine der beiden Zertifizierungen zu erhalten, muss ein Bewerber eine Prüfung bestehen und bestimmte Bildungsanforderungen erfüllen. Die Anforderungen variieren je nach Region.
Viele streben zunächst ein Masterstudium in Rechnungswesen (MAcc) oder Betriebswirtschaftslehre (MBA) an. Der MAcc-Abschluss bereitet Menschen auf die Arbeit als Buchhalter vor, während der MBA auf die Arbeit als Buchhalter oder andere Geschäftsleute vorbereitet. Diese Abschlüsse sind nicht erforderlich, um ein privater Buchhalter zu werden, aber sie helfen dem Bewerber normalerweise, besser bezahlte Jobs zu finden. Jeder Master-Abschluss erfordert etwa zwei Jahre Vollzeitstudium.
Gute mündliche und schriftliche Kommunikationsfähigkeiten sind unabdingbar. Ein Buchhalter muss in der Lage sein, die finanzielle Situation des Unternehmens zu verstehen und diese gegenüber anderen Mitarbeitern, Kunden, Lieferanten und Aufsichtsbehörden klar auszudrücken. Er oder sie muss oft eine finanzielle Situation für Personen zusammenfassen, die finanzielle Begriffe nicht kennen.
Die Leute brauchen keine hohen mathematischen Fähigkeiten, um ein privater Buchhalter zu werden. Stattdessen muss er grundlegende buchhalterische und genaue organisatorische Fähigkeiten beherrschen sowie praktische Kenntnisse der im Rechnungswesen verwendeten Computerprogramme. Ein privater Buchhalter muss Zahlen methodisch in die richtigen Felder in einem Computerprogramm eingeben.
Ein privater Buchhalter muss auch die rechtliche Seite der Buchhaltung verstehen. Er muss alle anwendbaren Gesetze kennen, wie zum Beispiel das Steuerrecht und das Handelsrecht. Zum Beispiel benötigen Buchhalter in gemeinnützigen Organisationen spezielle Kenntnisse der betreffenden gemeinnützigen Gesetze. Da sich Gesetze ständig ändern, muss ein privater Buchhalter auf dem Laufenden bleiben. Ein Buchhalter muss auch viele der ihm bekannten Informationen vertraulich behandeln.