In der Tradition, einzelnen Personen in einer Organisation mit klar definierten Funktionen verschiedene Pflichten im Hinblick auf die Erreichung der Unternehmensrollen und -ziele eines solchen Unternehmens abzugrenzen, kommt der Rolle des Einkaufsleiters eine wichtige Rolle zu. Dies liegt an der Bedeutung der Aufgaben, die der Einzelne in einer Organisation wahrnimmt, die hauptsächlich mit der Überwachung der Ermittlung der vom Unternehmen benötigten Artikel und anderen Aufgaben zusammenhängt, die darauf basieren, sicherzustellen, dass diese Anforderungen effektiv beschafft werden. Daher umfasst die Rolle des Einkaufsmanagers die Suche nach benötigten Artikeln, die Abrechnung mit den kostengünstigsten Artikeln und die Sicherstellung, dass das Geschäft oder Lager des Unternehmens immer über die erforderlichen Artikel für einen reibungslosen Geschäftsbetrieb verfügt.
Üblicherweise haben Unternehmen mit einem Einkaufsleiter auch eine Einkaufsabteilung, die dem Leiter als seine Untergebenen untersteht. Als Teil der Rolle eines Einkaufsleiters erhält die Person meistens Anfragen von anderen Abteilungen innerhalb der Organisation zu den benötigten Artikeln. Der Einkaufsmanager trifft dann die endgültige Entscheidung, ob das Unternehmen diese Artikel kauft, und wenn dies der Fall ist, wird der Einkaufsmanager entscheiden, wie viel von den Artikeln er oder sie im Namen des Unternehmens kaufen wird. Die Rolle des Einkaufsleiters umfasst dabei die Analyse der verschiedenen Artikelanfragen anderer Abteilungen im Hinblick auf die endgültige Entscheidung, ob diese im Auftrag des Unternehmens zugekauft werden.
Eine weitere Aufgabe, die in die Rolle eines Einkaufsleiters fällt, besteht darin, nach Orten zu suchen, an denen die erforderlichen Artikel gekauft werden. Eine solche Aufgabe könnte die Befragung potenzieller Lieferanten umfassen, um zu entscheiden, wer einen Auftrag zur Lieferung der Artikel an das Unternehmen erhält. Zu dieser besonderen Pflicht gehören notwendigerweise Verhandlungen über den Preis der Artikel und eine endgültige Bestimmung des besten Geschäfts für das Unternehmen. Weitere Überlegungen umfassen eine Analyse der Qualität der betrachteten Ware und anderer Faktoren, die bei der endgültigen Bestimmung helfen. Die Rolle eines Einkaufsmanagers in einem Einzelhandelsunternehmen basiert auch auf der Fähigkeit einer solchen Person, nach den besten Angeboten zu den wettbewerbsfähigsten Preisen zu suchen.