Die Vorlaufzeit besteht aus allen Schritten oder Vorgängen, die im kritischen Pfad der Herstellung eines Produkts oder der Erbringung einer Dienstleistung enthalten sind. Die Schritte können zu jedem Zeitpunkt des Prozesses ausgewertet werden, von der Bestellung bis zur Auslieferung. Verschiedene Arten von Organisationen können unterschiedliche Elemente in ihren Berechnungen verwenden. Viele Unternehmen versuchen, die Durchlaufzeiten zu verkürzen, um die Effizienz zu verbessern und Kosten zu senken.
Im Rahmen der Ermittlung der Durchlaufzeit bezieht sich der kritische Pfad auf aufeinanderfolgende Vorgänge ohne dazwischenliegende Pufferzeiten. Diese Schritte können nicht länger als geplant dauern, ohne dass sich dies auf einen Zeitplan auswirkt. Durchlaufzeiten für verschiedene Produkte oder Dienstleistungen werden häufig von Softwareprogrammen wie ERP-Anwendungen (Enterprise Resource Planning) berechnet und basieren auf Informationen, die von der Organisation bereitgestellt werden. Die Berechnungen der Durchlaufzeit beinhalten häufig die Verwendung eines Sicherheitsbestands und die für Operationen benötigte Zeit.
Die spezifischen Elemente, die bei der Bestimmung der Vorlaufzeit verwendet werden, können je nach Art des gelieferten Produkts oder der gelieferten Dienstleistung variieren. Beispielsweise kann ein Lieferkettenunternehmen Produkte und Verbrauchsmaterialien lagern und versenden. In diesem Fall kann die Vorlaufzeit aus der Zeit bestehen, die benötigt wird, um Produktbestellungen aufzugeben, vom Lieferanten zu versenden, die Produkte zu empfangen und zu lagern, Kundenbestellungen zu bearbeiten, die Produkte zu kommissionieren und zu verpacken und an den Kunden zu versenden.
Für produzierende Unternehmen kann die Produktionsvorlaufzeit wesentlich komplexer sein. Die Fertigungsvorlaufzeit kann die Auftragserteilung, die Fertigungszeit und die Qualitätssicherung umfassen. Die Zeit zum Verpacken und Versenden an den Kunden kann ebenfalls hinzugefügt werden.
Serviceunternehmen entsenden häufig Vertreter zu einem Kundenstandort, um einen Service, wie beispielsweise eine Gerätereparatur, durchzuführen. Für diese Art von Unternehmen kann die Vorlaufzeit die Zeit umfassen, die benötigt wird, um einen Kundenauftrag einzugeben, einen Servicemitarbeiter zu beauftragen und den Service auszuführen. Die Berechnungen können zuvor geplante Aufträge und Reisezeiten zum Standort des Kunden berücksichtigen.
Die Reduzierung der Durchlaufzeit bietet eine Reihe von Vorteilen. Für Unternehmen, die Lagerbestände lagern, können die Kosten gesenkt werden, da die Organisation weniger Kapital für die Finanzierung von Lagerbeständen einsetzen kann. Ein geringerer Lagerbestand trägt auch dazu bei, das Unternehmen vor Verlust-, Beschädigungs- oder Überalterungsrisiken zu schützen. Serviceunternehmen können ihre Servicemitarbeiter effizienter einsetzen und dadurch ihre Gewinnspanne erhöhen. Ein Unternehmen, das seine Vorlaufzeit verkürzt hat, ist auch besser in der Lage, sich an die sich ändernde Kundennachfrage anzupassen und Notfallanforderungen zu erfüllen.
Unternehmen versuchen, diese Vorteile zu erzielen, indem sie ihre Prozesse auf Möglichkeiten zur Reduzierung der Zykluszeit analysieren. Sie können auch nicht benötigte Vorgänge entdecken, die eliminiert werden können. Durch die Reduzierung der Vorlaufzeiten können sich die Unternehmen auf die Aufrechterhaltung von Betrieben konzentrieren, die ihren Kunden einen Mehrwert bieten.