Al escribir una carta comercial, debe usar un tono de conversación y un formato adecuado, y debe ser breve. Planifique su carta antes de escribir enumerando las principales áreas o temas que se incluirán, así como cualquier incidente específico o detalles. Luego determine un orden lógico en el cual abordar los problemas. Consulte brevemente cualquier correspondencia o conversación previa en el primer párrafo, luego diríjase directamente al propósito de la carta comercial. Indique claramente cualquier acción de seguimiento en el párrafo final.
Tono
Use un tono agradable, especialmente si la carta comercial contiene una acción negativa o una respuesta negativa. Indique su agradecimiento por la forma en que el destinatario lo ayudó, si corresponde. En el párrafo final, agradezca al destinatario por su tiempo, consideración o esfuerzo. Sin ser demasiado personal, intente utilizar un tono amigable y compasivo para las cartas comerciales. Si usted o su empresa han cometido un error, sea franco al admitir la culpa.
Para evitar la tendencia a escribir demasiado formalmente en una carta comercial, use contracciones como las que se usan comúnmente al hablar. Además, incluya pronombres personales, como «yo», «nosotros» y «nuestro», en lugar de opciones más formales como «la empresa». Sé conciso. Por ejemplo, en lugar de escribir «Recibimos su correspondencia con respecto a …» simplemente escriba «Recibimos …». Las frases muy formales son más apropiadas en ciertos tipos de documentos legales o correspondencia que en simples cartas comerciales.
formato
Use el formato apropiado para una carta comercial. El estilo de bloque es el más simple. En una letra de bloque, todas las partes comienzan en el margen izquierdo, sin muescas.
Orden de componentes principales
Si utiliza papelería con membrete con su empresa o nombre personal impreso en la parte superior, no necesita escribir su nombre y dirección. Si no está utilizando membrete, escriba su dirección en la parte superior de la página. Debe evitar el uso de papelería elegante o papel de color para la mayoría de las cartas comerciales.
Aproximadamente de tres a 10 líneas después de su dirección o debajo de la impresión de membrete, escriba la fecha y asegúrese de deletrear el mes. Cuatro líneas debajo de la fecha, escriba la dirección interna. La dirección interna contiene el nombre completo, la dirección, la ciudad y el código postal del destinatario, cada uno en una línea separada. Deje una línea en blanco entre la línea final de la dirección y el saludo. El saludo generalmente está en el formato «Estimado Sr. Smith» o «Estimada Sra. Jones», usando el apellido real del destinatario en lugar de estos ejemplos, por supuesto, seguido de dos puntos.
Una sola línea en blanco separa cada párrafo de la letra. Escriba un cierre, como «Sinceramente suyo» o «Saludos». Use una coma después del cierre.
Dejando tres o cuatro líneas en blanco para una firma, escriba su nombre. Coloque su título de trabajo, si lo desea, debajo de su nombre. Si incluye archivos adjuntos o adjuntos en su carta comercial, escriba la palabra apropiada – “Adjunto” o “Adjunto” – después de una línea en blanco debajo de su nombre o título escrito.
Corrección de pruebas
Verifique su carta comercial después de escribirla para verificar que todo esté correcto y completo, incluidas todas las fechas y cualquier cantidad monetaria. Revise la carta por errores tipográficos o gramaticales. Pídale a otra persona que lea su carta antes de enviarla, y no olvide firmarla con un bolígrafo de tinta azul o negra.
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