Una orden de compra es un compromiso de compra, un documento legal entregado por un comprador a un vendedor. El proceso de la orden de compra comienza con la asignaci?n de un n?mero ?nico y un documento que presenta todos los aspectos del proceso de compra. Los t?rminos del acuerdo de una orden de compra pueden incluir flete, fecha de entrega, costo, descripci?n de la mercanc?a, expectativas de pago y muchos otros.
Grandes o peque?os, los fabricantes que deseen limitar la cantidad de inventario almacenado en el piso de un almac?n esperar?n una orden de compra de un cliente para comenzar a completar una orden. El proceso de pedido de compra comienza con un documento del comprador al vendedor que describe las expectativas del producto, as? como los t?rminos de entrega. Luego, el fabricante generalmente emite un pedido de ventas, que es un reconocimiento de esas expectativas. Si la orden de compra y la orden de venta coinciden, esto limita la responsabilidad de ambas partes ya que la orden de compra es un contrato legalmente vinculante para comprar.
Despu?s de que se genera el pedido de ventas, el fabricante puede comenzar a trabajar en el pedido. Esto puede incluir la compra de materiales, la contrataci?n de mano de obra y la modificaci?n de equipos. El proceso de orden de compra protege al fabricante en caso de que el comprador decida retirarse de la venta despu?s de que el vendedor haya incurrido en gastos. El comprador tambi?n est? protegido por este proceso porque no est? obligado a aceptar o pagar por mercanc?as que no cumplan con las expectativas descritas en el documento.
El proceso de pedido de compra tambi?n ayuda a agilizar el pedido al enumerar todas o la mayor?a de las variables involucradas en el proceso de pedido. Estos incluyen la descripci?n de la mercanc?a, la fecha esperada, el costo exacto, las condiciones de pago e incluso qu? parte est? obligada a pagar el costo del flete. Este proceso es particularmente invaluable al importar o exportar, ya que muchos de los t?rminos se han vuelto universales en significado y f?cilmente identificables por otros pa?ses.
Muchos fabricantes utilizan ?rdenes de compra para planificar presupuestos de flujo de efectivo con meses o incluso a?os de anticipaci?n. El ciclo desde la fecha en que se emite una orden de compra hasta el momento en que se realiza la entrega y se recibe el pago puede ser bastante largo. Una empresa debe planificar sus gastos en consecuencia para poder hacer los requisitos de efectivo a corto plazo, como la n?mina.
Una vez que se emite la orden de compra y se reconoce la orden de venta, comienza el trabajo. El proceso finaliza con la entrega de bienes y la emisi?n de una factura, aunque algunos fabricantes requieren el pago total o parcial antes de la entrega. Una vez que se acepta la mercanc?a y se paga la factura, se completa el proceso de pedido de compra.
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