Cuando se trata de elegir un servidor de correo de código abierto, todos los servicios podrán manejar las funciones básicas de envío y recepción de correos electrónicos; los aspectos importantes que buscan los usuarios y administradores son las funciones adicionales. La mayoría de los programas de servidor de correo de código abierto están diseñados con funciones para empresas o personas ocupadas que necesitan organización. Esto significa que los usuarios deben buscar servidores de correo con libretas de direcciones, calendarios y herramientas de programación. Otra función importante es poder enviar mensajes instantáneos a otros usuarios, porque esto puede ser más rápido que una conversación por correo electrónico. La seguridad es necesaria, por lo que se debe requerir cifrado, y la capacidad de bloquear el correo no deseado ayudará a mantener la bandeja de entrada vacía para los correos electrónicos importantes.
Además de enviar y recibir correos electrónicos, los servidores de correo electrónico tienen herramientas que permiten a los usuarios organizar su comunicación y su vida diaria. Para ayudar en esto, un servidor de correo de código abierto debe venir con una libreta de direcciones, para que los usuarios puedan agregar y organizar contactos, y un calendario para programar eventos diarios. Las herramientas de programación más específicas que permiten a los usuarios programar sus días por horas también serán útiles para mantenerse organizado.
Enviar un correo electrónico con un servidor de correo de código abierto es una forma rápida de comunicarse con alguien, pero no es tan rápido como la mensajería instantánea. Esto permite que dos usuarios que están en línea se comuniquen como si estuvieran en una conversación, lo que facilita la comunicación mejor que un correo electrónico. Los servidores de correo electrónico con capacidades de mensajería instantánea ayudarán a una comunicación aún más rápida.
Si alguna vez una dirección de correo electrónico se ve comprometida, o si un spammer envía correos electrónicos a direcciones de correo electrónico aleatorias, es posible que el administrador reciba una avalancha de correos electrónicos no deseados o correos electrónicos con virus. Esto significa que la bandeja de entrada estará llena de correos electrónicos inútiles ocupando memoria innecesariamente y existe la posibilidad de que el administrador abra accidentalmente un correo electrónico malicioso. Para evitar que esto suceda, el servidor de correo de código abierto debe incluir bloqueadores de correo no deseado, para que el administrador pueda bloquear correos electrónicos y remitentes específicos.
La seguridad contra el spam es útil, pero mantener la dirección de correo electrónico a salvo de piratería o espionaje también es una prioridad. Para mantener el servidor seguro, muchos servidores de correo electrónico cifran los mensajes y toda la interacción del servidor, lo que dificulta que las fuerzas externas penetren en el servidor. El servidor de correo electrónico debe tener al menos protocolos de encriptación básicos, o será fácil para los piratas informáticos colarse en la dirección de correo electrónico o espiar conversaciones basadas en correo electrónico.