Cuando busque la mejor plataforma colaborativa, eval?e sus necesidades y sus expectativas del software. La mayor?a de las plataformas colaborativas ofrecen funciones b?sicas de comunicaci?n, almacenamiento de datos, uso compartido de archivos, herramientas de soluci?n de problemas e instalaciones para conferencias. La velocidad, la facilidad de uso, las caracter?sticas adicionales y los costos involucrados tambi?n deben considerarse.
Las tres caracter?sticas b?sicas y m?s importantes de cualquier plataforma colaborativa son: almacenamiento centralizado de datos, herramientas de comunicaci?n y herramientas de soluci?n de problemas. El almacenamiento centralizado de datos elimina la necesidad de que cada colaborador almacene datos en su computadora y ayuda a que los datos se mantengan consistentes y actualizados. El intercambio de archivos en vivo es otra caracter?stica ?til y facilita a los colaboradores compartir documentos u hojas de c?lculo dentro del grupo.
Las herramientas de comunicaci?n pueden incluir funciones como conferencias web, reuniones grupales o privadas, voz sobre protocolo de Internet (VOIP), correo electr?nico o sistemas de mensajer?a instant?nea. La transmisi?n de video en vivo es muy efectiva para conferencias o reuniones en l?nea, y algunas plataformas colaborativas ofrecen la funci?n de una pizarra virtual para demostraciones. Es posible que tambi?n deba excluir a un colaborador de una reuni?n, y algunas plataformas le permitir?n hacerlo.
Las herramientas de soluci?n de problemas son importantes cuando se trata de garantizar que todos los colaboradores resuelvan los problemas de forma r?pida y f?cil. Algunas plataformas cuentan con una secci?n de ayuda integrada, a la que puede acceder cualquiera de los colaboradores del grupo. Esta caracter?stica ayuda a reducir el uso de profesionales o servicios externos y puede ahorrar tiempo y dinero.
Las plataformas colaborativas pueden adoptar diversas formas y pueden ser software instalado en una m?quina local o una instalaci?n que se ejecuta desde un servidor remoto. Algunas plataformas est?n basadas en Internet y los colaboradores pueden acceder a la plataforma con un nombre de usuario y contrase?a. La instalaci?n o el tipo de plataforma que elija puede afectar la velocidad y el rendimiento de la plataforma. La velocidad es una consideraci?n importante ya que el rendimiento lento o lento puede crear problemas durante las conferencias web o el uso de VOIP.
En algunos casos, puede ser necesario que un profesional cree o configure la plataforma de colaboraci?n para usted. Si este es el caso, es aconsejable ver si el proveedor tambi?n ofrece capacitaci?n para los miembros del equipo utilizando la plataforma colaborativa, ya que esto ayudar? al equipo a comprender c?mo funciona la plataforma y garantizar? una productividad ?ptima desde el principio. La mayor?a de las plataformas son bastante f?ciles de usar, pero las caracter?sticas y funciones difieren mucho de una plataforma a otra, por lo que los colaboradores pueden tardar un tiempo en comprender completamente el sistema.
Una ?ltima consideraci?n ser?a si preferir?a utilizar software de c?digo abierto o software propietario. Si tiene un presupuesto ajustado, el software de c?digo abierto es la mejor opci?n, ya que estos paquetes se pueden obtener de forma gratuita. La mayor?a de estos paquetes ofrecen las funciones b?sicas necesarias, pero si necesita caracter?sticas adicionales, puede ser de su inter?s optar por un paquete de software pago.
Inteligente de activos.