Cuando busque la mejor plataforma colaborativa, evalúe sus necesidades y sus expectativas del software. La mayoría de las plataformas colaborativas ofrecen funciones básicas de comunicación, almacenamiento de datos, uso compartido de archivos, herramientas de solución de problemas e instalaciones para conferencias. La velocidad, la facilidad de uso, las características adicionales y los costos involucrados también deben considerarse.
Las tres características básicas y más importantes de cualquier plataforma colaborativa son: almacenamiento centralizado de datos, herramientas de comunicación y herramientas de solución de problemas. El almacenamiento centralizado de datos elimina la necesidad de que cada colaborador almacene datos en su computadora y ayuda a que los datos se mantengan consistentes y actualizados. El intercambio de archivos en vivo es otra característica útil y facilita a los colaboradores compartir documentos u hojas de cálculo dentro del grupo.
Las herramientas de comunicación pueden incluir funciones como conferencias web, reuniones grupales o privadas, voz sobre protocolo de Internet (VOIP), correo electrónico o sistemas de mensajería instantánea. La transmisión de video en vivo es muy efectiva para conferencias o reuniones en línea, y algunas plataformas colaborativas ofrecen la función de una pizarra virtual para demostraciones. Es posible que también deba excluir a un colaborador de una reunión, y algunas plataformas le permitirán hacerlo.
Las herramientas de solución de problemas son importantes cuando se trata de garantizar que todos los colaboradores resuelvan los problemas de forma rápida y fácil. Algunas plataformas cuentan con una sección de ayuda integrada, a la que puede acceder cualquiera de los colaboradores del grupo. Esta característica ayuda a reducir el uso de profesionales o servicios externos y puede ahorrar tiempo y dinero.
Las plataformas colaborativas pueden adoptar diversas formas y pueden ser software instalado en una máquina local o una instalación que se ejecuta desde un servidor remoto. Algunas plataformas están basadas en Internet y los colaboradores pueden acceder a la plataforma con un nombre de usuario y contraseña. La instalación o el tipo de plataforma que elija puede afectar la velocidad y el rendimiento de la plataforma. La velocidad es una consideración importante ya que el rendimiento lento o lento puede crear problemas durante las conferencias web o el uso de VOIP.
En algunos casos, puede ser necesario que un profesional cree o configure la plataforma de colaboración para usted. Si este es el caso, es aconsejable ver si el proveedor también ofrece capacitación para los miembros del equipo utilizando la plataforma colaborativa, ya que esto ayudará al equipo a comprender cómo funciona la plataforma y garantizará una productividad óptima desde el principio. La mayoría de las plataformas son bastante fáciles de usar, pero las características y funciones difieren mucho de una plataforma a otra, por lo que los colaboradores pueden tardar un tiempo en comprender completamente el sistema.
Una última consideración sería si preferiría utilizar software de código abierto o software propietario. Si tiene un presupuesto ajustado, el software de código abierto es la mejor opción, ya que estos paquetes se pueden obtener de forma gratuita. La mayoría de estos paquetes ofrecen las funciones básicas necesarias, pero si necesita características adicionales, puede ser de su interés optar por un paquete de software pago.
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