Escribir una carta de desalojo es en gran parte una cuestión de informar a los inquilinos sobre la ley para proteger los propios derechos. Una carta de desalojo debe incluir toda la información relevante y solo esa información. Es absolutamente esencial incluir la fecha en que el inquilino debe desalojar la propiedad, el motivo del desalojo y una cita de las leyes pertinentes que rigen cuánto tiempo el inquilino tiene derecho a quedarse. En algunos países, la ley no protege a los inquilinos y no es necesaria una carta de desalojo. Cuando los inquilinos tienen derechos, las agencias legales locales generalmente pueden brindar asesoramiento sobre cómo redactar una carta de desalojo.
Para comenzar, uno debe poner su nombre y la fecha en la carta. También es importante dirigirse a los inquilinos por su nombre. No es necesario incluir saludos informales en una carta de desalojo.
Primero, la carta debe contener información sobre por qué se está desalojando a los inquilinos. Si los inquilinos están siendo desalojados debido a un incumplimiento del contrato de arrendamiento, por ejemplo, es importante asegurarse de documentar claramente en la carta cuál fue la infracción. Se debe anotar el lugar exacto en el contrato de arrendamiento donde se puede encontrar esta información. Si los inquilinos están siendo desalojados por no pagar el alquiler, se debe indicar cuánto tiempo no se ha pagado el alquiler.
A continuación, la carta de desalojo debe solicitar que los inquilinos desalojen el local dentro de un cierto número de días. Las leyes pertinentes sobre el número de días necesarios se pueden encontrar en un juzgado local o incluso en una biblioteca. Hacer referencia a estas leyes hará que la carta suene más oficial y garantizará que el inquilino se dé cuenta de la gravedad de la situación. Si también se deben tomar otras acciones, como limpiar la casa o quitar plantas, estas también deben enumerarse en esta sección.
Puede ser una buena idea incluir una advertencia en la carta sobre lo que sucederá si el inquilino no se va. Si uno tiene la intención de llamar a la policía, por ejemplo, esto debe indicarse en la carta. No es legalmente necesario hacer esto, pero puede ser aconsejable porque hacerlo podría evitar que el inquilino se resista al desalojo.
La carta debe terminar con una despedida formal y su nombre. La carta completa debe estar mecanografiada, pero también debe estar firmada a mano. Usar una fuente profesional y papelería comercial para la carta hará que parezca oficial. En esencia, un aviso de desalojo debe tratarse como cualquier otro documento profesional y debe representar a la empresa que lo envía.
Después de que se haya escrito la carta, se debe hacer una copia para los registros y hacer que la carta se entregue en mano a los inquilinos. No es necesario que el arrendador entregue la carta personalmente, pero es importante que los inquilinos no puedan reclamar que nunca recibieron la carta. Si los inquilinos ignoran la carta, la copia que se haya hecho será importante para los procedimientos judiciales relacionados con el desalojo. La posibilidad de que el documento se pueda utilizar en procedimientos legales hace que sea especialmente importante utilizar un lenguaje formal en la carta y no incluir amenazas, lenguaje irrazonable o evidencia de conflictos personales.