Los registros telefónicos pueden ser una pieza de evidencia crucial en una variedad de tipos de litigios. Es posible que una de las partes necesite citar registros telefónicos para obtener una copia oficial. Una de las partes también puede necesitar citar registros telefónicos si el proveedor no está dispuesto a divulgar registros sin una orden judicial. El proceso legal utilizado para citar registros telefónicos es emitir una citación duces tecum, a menudo denominada citación de un tercero o de un tercero, al proveedor del servicio telefónico.
Es posible que se necesiten registros telefónicos en un caso legal civil o penal. En un caso penal, los registros telefónicos podrían corroborar una coartada para un acusado o probar una relación preexistente entre una víctima y un sospechoso para la acusación. En un caso civil, los registros telefónicos pueden ayudar a establecer que una conversación sobre los términos de un contrato, por ejemplo, realmente tuvo lugar.
Para poder citar los registros telefónicos, el primer paso es determinar quién es el custodio de los registros. Si bien esto puede parecer fácil, en algunos casos en los que el proveedor es una gran empresa, puede ser necesario determinar exactamente a quién debe dirigirse la citación y en qué dirección. Las grandes empresas generalmente tienen una persona o sección en particular designada para recibir citaciones u otros documentos legales.
Luego se debe preparar una citación. En algunas jurisdicciones, un abogado puede citar registros telefónicos sin la aprobación previa del tribunal, mientras que, en otras, la citación debe prepararse y presentarse ante el tribunal para la aprobación del juez antes de su emisión. La citación debe ser lo más específica posible, ya que el destinatario de la citación no está legalmente obligado a presentar nada que no esté incluido en la citación. La información común que se encuentra en una citación para registros telefónicos incluye el nombre del suscriptor o cliente y el número de cuenta, el número de teléfono y las fechas que cubre la citación.
Una vez que se ha preparado y aprobado la citación, si es necesario, la citación se envía a la persona o sección correspondiente de la compañía telefónica. Una citación es una orden judicial, lo que significa que el destinatario tiene la obligación legal de presentar los registros enumerados en la citación sin una razón válida para no hacerlo. Si el destinatario de la citación considera que tiene una objeción válida a la orden de presentar los registros, como una cuestión de confidencialidad, entonces se debe presentar una objeción al tribunal. Del mismo modo, si el destinatario no puede cumplir con la citación porque los registros se perdieron, fueron robados o destruidos, o nunca estuvieron bajo la custodia del destinatario, el destinatario debe informar a la corte.