Un sistema de gestión de bases de datos (DBMS) es en realidad un programa de software que permite a los usuarios ver, editar, ordenar y ejecutar informes sobre un conjunto de datos específico. Estos programas también pueden denominarse aplicaciones, interfaces o clientes. Los usos de un sistema de gestión de bases de datos son específicos de las funciones para las que fue desarrollado: los sistemas pueden diseñarse para satisfacer una variedad de necesidades de los usuarios. Para usar un sistema de administración de bases de datos, los usuarios deben aprender los comandos asociados con el sistema o familiarizarse con las herramientas de interfaz gráfica de usuario (GUI) que se han desarrollado para realizar tareas como crear y modificar tablas y agregar, editar o eliminar registros.
Si se accede al sistema de administración de base de datos que utiliza a través de una «línea de comandos», un comando escrito que ejecuta un programa, tendrá que dominar las convenciones de lo que se conoce como lenguaje de consulta estándar (SQL). Esto requiere que escriba comandos específicos para comunicar sus solicitudes a la propia base de datos. Por ejemplo, el comando «CREAR TABLA clientes» crearía una tabla denominada «clientes» en una base de datos existente. Un comando tan simple no crea ninguna columna en la tabla ni la llena con datos. Los comandos adicionales pueden agregar complejidad y profundidad a la nueva tabla.
Se puede acceder a otros sistemas de gestión de bases de datos a través de portales web. Estos son generalmente mantenidos por una empresa de alojamiento web y tienen una GUI fácil de usar que permite a los usuarios ver y seleccionar posibles comandos. Para utilizar este tipo de sistema de administración de bases de datos, debe familiarizarse con las opciones del menú que permiten la ejecución de tareas como agregar tablas y configurar columnas, así como agregar, editar y eliminar datos en esas tablas. Cuando se trabaja con este tipo de sistema de gestión de bases de datos, no es necesario aprender SQL. Sin embargo, algunos expertos advierten que aprender los rudimentos de SQL puede ayudar a resolver problemas y redactar consultas.
Un tercer tipo de sistema de administración de bases de datos permite instalar una GUI en una computadora, lo que permite a los usuarios ejecutar el programa desde sus estaciones de trabajo. Al igual que en los sistemas basados en web, las opciones de menú varían, pero las tareas necesarias para administrar la base de datos no requieren conocimientos de SQL. Los sistemas de gestión dentro de una GUI requieren aprender opciones de menú específicas. Aunque no es necesario escribir en SQL, una comprensión general de las funciones de la base de datos es fundamental para que los elementos del sistema se puedan configurar correctamente.