Hay cinco ventajas principales de DBMS o sistemas de administración de bases de datos: estructura de datos, control de autorización, velocidad de procesamiento, desarrollo modular y funcionalidad de respaldo independiente. Un DBMS es un software de computadora que administra la organización y el acceso a los datos en una base de datos.
Un DBMS permite almacenar grandes cantidades de datos de la manera más eficiente posible. Los datos se almacenan en listas de información independiente. Se pueden agregar conjuntos de datos adicionales en cualquier momento. Las relaciones entre los conjuntos de datos se definen en el DBMS y se pueden modificar sin afectar los datos.
Por ejemplo, una base de datos simple tiene tres tablas: nombres de automóviles, tamaños de motores y capacidad de asientos. Se pueden crear informes o consultas para acceder a estas tablas y vincularlas de forma lógica. Seis meses después, se puede agregar otra tabla que enumere las calificaciones de seguridad. Estas tablas se pueden actualizar de forma independiente, sin impacto en los informes ya creados. El sistema de administración de la base de datos se puede programar para ejecutar diferentes consultas o informes para recuperar datos específicos.
Es muy común tener diferentes niveles de acceso integrados en un sistema de base de datos, y un DBMS hace que esto sea muy fácil de administrar. El acceso se puede definir en el nivel de la tabla de datos. Si el usuario no tiene acceso a una tabla específica, no puede ejecutar ninguna consulta que use datos de esa tabla. El control en este nivel es fácil de mantener y es preferible configurar el acceso a nivel de informes individuales.
La velocidad de procesamiento y la capacidad de respuesta de un sistema informático es mucho mejor con un DBMS que con un programa informático lineal. Las funciones comunes, como contar, sumar y calcular, se programan en el nivel DBMS. En un DBMS, los programas para actualizar, informar y almacenar la información se establecen en el nivel del sistema.
Cada sección del sistema puede reutilizar código de otra sección o módulo. Por ejemplo, los datos de inventario se pueden almacenar y mantener en un módulo que está completamente separado de los datos de ventas. Sin embargo, las consultas se pueden escribir para combinar información de estos dos módulos sin necesidad de cambiar la estructura de la base de datos. Esto supone que ambos módulos están en el mismo sistema de administración de bases de datos.
DBMS proporciona una arquitectura separada para los datos y la lógica de programación. Esta separación permite que el administrador de la base de datos haga una copia de seguridad de los datos en un disco duro y la programación en otro. Si el hardware falla en cualquiera de los sistemas, es posible redirigir el servidor de programas para utilizar los datos de la copia de seguridad y viceversa.