Sería difícil mantener el control sobre el inventario y los costos del producto sin un buen sistema de seguimiento de órdenes de compra. Las órdenes de compra pueden enviarse por correo, fax, correo electrónico o simplemente comunicarse con el proveedor. Existen órdenes de compra electrónicas, generalmente entre empresas, así como el formulario de un solo uso, como los que se usan en las tiendas minoristas. Algunas empresas utilizan una orden de compra general para rastrear las compras realizadas para ciertas categorías de productos. Un sistema de seguimiento de órdenes de compra, independientemente de su formato, debe diseñarse para brindar a la empresa la mayor cantidad de información para tomar buenas decisiones de compra.
Una orden de compra es un documento comercial que una empresa compradora envía a una empresa vendedora que indica los productos, las cantidades y el precio. Es un acuerdo y una oferta legal para comprar productos y / o servicios. El seguimiento de órdenes de compra es importante para el control interno de una empresa.
El formulario de pedido de compra debe mostrar la fecha de pedido y la fecha requerida, el método de envío y el nombre y la dirección del proveedor. También debe contener el producto solicitado, el costo de cada artículo y el precio total. El impuesto a las ventas también debe incluirse si corresponde. La generación electrónica de formularios de pedido de compra en algunas empresas también puede estar vinculada al inventario para mantener un saldo de producto disponible.
Primero, la empresa debe saber lo que se ha ordenado. La falta de esta información puede hacer que la empresa termine con muy poco inventario y no pueda satisfacer la demanda de sus clientes o demasiado inventario, lo que desperdicia espacio y disminuye el flujo de efectivo. Un buen sistema de seguimiento de órdenes de compra permitirá a una compañía ver instantáneamente lo que se ha ordenado y rastrear el estado de las órdenes.
Una compañía que utiliza un sistema de seguimiento de órdenes de compra también reduce la posibilidad de fraude de los empleados. Por ejemplo, es importante tener un número preasignado a cada pedido de compra. Esto evita la posibilidad de que un empleado ordene productos a un vendedor y use los productos para beneficio personal.
A menudo, una empresa utilizará un sistema automatizado para crear y rastrear pedidos de compra. De esta manera, la empresa puede mantener un catálogo de productos que se puede ordenar por proveedor, producto y precio. Además, el sistema producirá una base de datos para almacenar una lista de inventario y actualizarla constantemente. Hay disponible un software que creará el formulario de pedido de compra, hará un seguimiento de los pedidos de compra pendientes y completados, e incluso analizará las tendencias de compra para ayudar en las negociaciones de precios con los proveedores.
Un sistema de seguimiento de órdenes de compra centraliza las compras, lo que evita la duplicación. Un sistema electrónico también proporcionará una base de datos de proveedores y permitirá enviar por correo electrónico las órdenes de compra para eliminar el exceso de papeleo. La gestión de órdenes de compra permite a la empresa controlar sus compras y limitar la posibilidad de robo.
Inteligente de activos.