Ser?a dif?cil mantener el control sobre el inventario y los costos del producto sin un buen sistema de seguimiento de ?rdenes de compra. Las ?rdenes de compra pueden enviarse por correo, fax, correo electr?nico o simplemente comunicarse con el proveedor. Existen ?rdenes de compra electr?nicas, generalmente entre empresas, as? como el formulario de un solo uso, como los que se usan en las tiendas minoristas. Algunas empresas utilizan una orden de compra general para rastrear las compras realizadas para ciertas categor?as de productos. Un sistema de seguimiento de ?rdenes de compra, independientemente de su formato, debe dise?arse para brindar a la empresa la mayor cantidad de informaci?n para tomar buenas decisiones de compra.
Una orden de compra es un documento comercial que una empresa compradora env?a a una empresa vendedora que indica los productos, las cantidades y el precio. Es un acuerdo y una oferta legal para comprar productos y / o servicios. El seguimiento de ?rdenes de compra es importante para el control interno de una empresa.
El formulario de pedido de compra debe mostrar la fecha de pedido y la fecha requerida, el m?todo de env?o y el nombre y la direcci?n del proveedor. Tambi?n debe contener el producto solicitado, el costo de cada art?culo y el precio total. El impuesto a las ventas tambi?n debe incluirse si corresponde. La generaci?n electr?nica de formularios de pedido de compra en algunas empresas tambi?n puede estar vinculada al inventario para mantener un saldo de producto disponible.
Primero, la empresa debe saber lo que se ha ordenado. La falta de esta informaci?n puede hacer que la empresa termine con muy poco inventario y no pueda satisfacer la demanda de sus clientes o demasiado inventario, lo que desperdicia espacio y disminuye el flujo de efectivo. Un buen sistema de seguimiento de ?rdenes de compra permitir? a una compa??a ver instant?neamente lo que se ha ordenado y rastrear el estado de las ?rdenes.
Una compa??a que utiliza un sistema de seguimiento de ?rdenes de compra tambi?n reduce la posibilidad de fraude de los empleados. Por ejemplo, es importante tener un n?mero preasignado a cada pedido de compra. Esto evita la posibilidad de que un empleado ordene productos a un vendedor y use los productos para beneficio personal.
A menudo, una empresa utilizar? un sistema automatizado para crear y rastrear pedidos de compra. De esta manera, la empresa puede mantener un cat?logo de productos que se puede ordenar por proveedor, producto y precio. Adem?s, el sistema producir? una base de datos para almacenar una lista de inventario y actualizarla constantemente. Hay disponible un software que crear? el formulario de pedido de compra, har? un seguimiento de los pedidos de compra pendientes y completados, e incluso analizar? las tendencias de compra para ayudar en las negociaciones de precios con los proveedores.
Un sistema de seguimiento de ?rdenes de compra centraliza las compras, lo que evita la duplicaci?n. Un sistema electr?nico tambi?n proporcionar? una base de datos de proveedores y permitir? enviar por correo electr?nico las ?rdenes de compra para eliminar el exceso de papeleo. La gesti?n de ?rdenes de compra permite a la empresa controlar sus compras y limitar la posibilidad de robo.
Inteligente de activos.