Uno de los elementos clave en cualquier programa de gesti?n de cuentas por cobrar factibles es proporcionar informes peri?dicos que muestren el proceso de vencimiento de las facturas pendientes emitidas a los clientes por bienes y servicios prestados. El proceso de vencimiento de cuentas por cobrar es el medio por el cual esos informes se compilan y se entregan a los funcionarios correspondientes de la organizaci?n.
El vencimiento de las cuentas por cobrar es un componente valioso para poder estructurar un presupuesto operativo para la empresa. Comprender los h?bitos de pago existentes de los clientes y hacer coincidir eso con la necesidad de obtener ingresos constantes en la empresa para que pueda cumplir con sus obligaciones pendientes ayuda a garantizar que la organizaci?n tenga fondos disponibles en una fecha determinada para hacerse cargo de los costos operativos. Sin mantener una vigilancia constante sobre el flujo de ingresos en la empresa, es imposible construir y trabajar dentro de un presupuesto s?lido.
Por ejemplo, si su empresa factura a los clientes en t?rminos de treinta d?as, pero los clientes m?s grandes pagan sistem?ticamente m?s cerca de cuarenta y cinco d?as, es un movimiento inteligente para asegurar los t?rminos de pago a sus proveedores que reflejen esa realidad comercial. Si no se conoce la diferencia entre el plazo de pago deseado y el rango de pago promedio utilizado por la mayor?a de sus clientes, la compa??a quedar? sin recursos para operar, ya que asumi? obligaciones que no puede cumplir dentro de un plazo aceptable. Esto afectar? negativamente su relaci?n con sus proveedores, lo que a su vez podr?a afectar su capacidad para operar y servir a su base de clientes.
En segundo lugar, el envejecimiento de las cuentas por cobrar es una herramienta excelente para fortalecer los lazos con los clientes. Si un informe peri?dico muestra que un cliente normal tiene una factura pendiente durante noventa d?as, pero ha pagado incluso las facturas enviadas hace treinta d?as, es una oportunidad de contactar al cliente y preguntar sobre el estado de la factura. Muy a menudo, la factura puede haber sido simplemente extraviada, y el pago puede cortarse inmediatamente una vez que se conoce el problema. Las investigaciones corteses de esta naturaleza no ser?an posibles si no se mantiene el vencimiento exacto de las cuentas por cobrar.
Avanzando un paso m?s, el vencimiento de las cuentas por cobrar puede ayudar a indicar cu?ndo puede ser el momento de romper una relaci?n con un cliente. Si el informe peri?dico antiguo muestra constantemente que el cliente tiene problemas para pagar las facturas de manera oportuna, puede ser el momento de analizar la salud financiera de esa empresa. Muchas compa??as usar?n el vencimiento de las cuentas por cobrar para determinar si es necesario alg?n tipo de investigaci?n. Por ejemplo, un cliente que constantemente tiene facturas que caen dentro del per?odo de noventa a ciento veinte d?as antes de que se realicen los pagos podr?a estar a punto de retirarse.
En lugar de continuar ofreciendo servicios que eventualmente tendr?n que ser dados de baja como deudas incobrables, use el vencimiento de las cuentas por cobrar para evitar este tipo de problema. Notifique al cliente que su empresa no podr? proporcionar m?s servicios a menos que los saldos pendientes de las cuentas por cobrar se actualicen y se realicen alg?n tipo de pago anticipado para su uso futuro.
Inteligente de activos.