Muchos documentos importantes deben conservarse durante períodos de tiempo prolongados. Los productos de papel convencionales se degradarán lentamente, gracias al alto nivel de ácido que normalmente existe en el papel. El papel de archivo se hace ligeramente alcalino o con un pH neutro para que no amarillee ni se vuelva quebradizo con el tiempo. La mayoría de las empresas papeleras ofrecen estos documentos en su línea para archiveros, gobiernos, bibliotecas y artistas. Sin embargo, es importante recordar que este tipo de papel solo es útil en las condiciones adecuadas.
Dos factores principales contribuyen a la degradación del papel convencional. El primero es la lignina, un componente de las paredes celulares de las plantas. La lignina se volverá amarilla cuando se exponga al calor, provocando que el papel se vuelva amarillento. El ácido hace que el papel sea más frágil, delgado y quebradizo. Los periódicos proporcionan quizás el mejor ejemplo de la antítesis del papel de archivo, ya que se fabrican de la manera más barata posible, ya que la mayoría de las personas los recicla después de una lectura. Los periódicos rápidamente se vuelven amarillos y quebradizos, un rasgo no deseado en documentos importantes.
Históricamente, los documentos importantes se han impreso en vitela, un material elaborado con piel de becerro. Con una adopción más amplia del papel, la gente empezó a notar que sus documentos en papel no eran tan duraderos como los impresos en vitela. Los descubrimientos del ácido y la lignina llevaron al desarrollo del papel de archivo.
El proceso para fabricar este papel es más complejo, lo que resulta en un producto final más caro. El papel se trata minuciosamente para eliminar la lignina y luego se vuelve a pH neutro, o preferiblemente alcalino, con la adición de carbonato de sodio o carbonato de calcio. El papel alcalino resistirá mejor el ambiente ácido que el papel neutro. El producto resultante retiene bien la tinta y los colores, y durará mucho más que el papel convencional.
Sin embargo, el papel de archivo prefiere las condiciones alcalinas. Muchas empresas venden hojas de papel de archivo que se pueden colocar entre hojas de papel de archivo y cajas de almacenamiento alcalinas para el papel. El papel debe almacenarse en un lugar fresco, seco y oscuro para prolongar aún más su vida útil. La mayoría de los depósitos de documentos cuentan con medidas de control de la humedad para garantizar que el papel se mantenga en las mejores condiciones.
Además de los documentos importantes, los artistas también utilizan papel de archivo para preservar su trabajo. Los scrapbookers también pueden usarlo en álbumes de recortes de archivo, y las ediciones importantes de libros se imprimen en este tipo de papel para que duren. La mayoría de las tiendas de suministros de papel ofrecen una selección de papeles de archivo, que a veces se denominan «sin lignina» o «pH neutro».