Usado específicamente, el procesamiento de datos puede referirse a un paso discreto en el ciclo de procesamiento de información en el que los datos se adquieren, ingresan, validan, procesan, almacenan y emiten, ya sea en respuesta a consultas o en forma de informes de rutina; el procesamiento es el paso que organiza la información para formar la salida deseada. Usado en un sentido más general, el procesamiento de datos también puede referirse al acto de registrar o manejar uno o más conjuntos de datos, y a menudo se realiza con el uso de computadoras. La palabra datos se usa comúnmente para significar «información» y, a menudo, sugiere grandes cantidades de información en un formato estandarizado. Los datos pueden consistir en letras, números, ecuaciones, fechas, imágenes y otro material, pero generalmente no incluyen palabras completas.
Procesamiento de datos e información
Uno de los puntos clave sobre el término procesamiento de datos es que algunos lo utilizan como sinónimo del término procesamiento de información, mientras que otros hacen una distinción entre los dos. En la mayoría de los casos, sin embargo, la palabra datos se usa para referirse a la forma original de la salida, mientras que la información está destinada a definir los datos que se han organizado o alterado de alguna manera. La Oficina de Estadísticas Laborales (BLS) en su publicación Occupational Outlook Handbook, edición 2010-2011, tiene una entrada para «Trabajadores de procesamiento de información y entrada de datos». Aquí, se hace una distinción entre «datos», que es materia prima, e «información», que ha sido objeto de algún procesamiento: los dos se tratan como distintos, con datos que preceden a la información.
Computación de datos
En informática, el procesamiento de datos se puede utilizar para hacer referencia al uso de una aplicación de software para organizar algún tipo de datos de entrada con el fin de crear una salida deseada. El resultado puede ser cualquier cosa, desde un archivo multimedia hasta una imagen o un archivo de texto. Por lo general, ingresar palabras como uno piensa en ellas no se considera una entrada de datos, por lo que escribir una historia usando un procesador de textos no calificaría como una forma verdadera de procesar datos; sin embargo, ingresar los recibos y gastos del mes en un programa de hoja de cálculo e imprimir un informe sí lo haría.
Los programas diseñados para procesar datos son abundantes y sus capacidades van desde las básicas hasta las muy detalladas. Un ejemplo de un programa que puede procesar datos fácilmente es Microsoft Excel®, que es esencialmente una hoja de cálculo que se puede usar para organizar datos, especialmente ecuaciones matemáticas. El programa se puede utilizar para un procesamiento muy básico o, si el usuario está familiarizado con el programa, también se puede utilizar para salidas más detalladas. Otros tipos de programas de procesamiento incluyen programas utilizados para organizar datos contables para determinar pérdidas o ganancias, datos sísmicos utilizados para predecir terremotos y estadísticas comerciales para ayudar a las empresas a funcionar de manera más eficiente, solo por nombrar algunos.