La gestión de impresión total se diferencia de las actividades de gestión de impresión promedio en que es una evaluación en profundidad de la productividad de la infraestructura de la impresora. Considera el hardware, el software y los servicios prácticos de impresión al determinar qué tan bien están funcionando estos servicios. La gestión total de la impresión puede aumentar la calidad y la rentabilidad de una operación de impresión. Si el propietario de una empresa subcontrata la gestión total de la impresión a otra empresa, es posible que pueda recibir sugerencias sobre cómo hacer que su entorno de impresión sea más viable después de revisar las evaluaciones de productividad y realizar los cambios operativos posteriores.
Al invertir en la gestión total de la impresión, los administradores pueden hacer que su red de impresión sea más eficiente y manejable. Algunos informes indican que las empresas pueden reducir sus costos operativos de impresión hasta en un 30%. Las sugerencias para administrar la productividad pueden incluir la compra de equipos multifuncionales nuevos o simplemente reconfigurar equipos antiguos y reubicarlos. Si un administrador de impresión realiza cambios como estos, el porcentaje de ahorro y rentabilidad puede aumentar aún más.
La gestión total de impresión puede proporcionar una visión práctica de una operación de impresión. Por ejemplo, los informes que detallan el uso de la impresora pueden brindarle al administrador una idea de qué tan bien y con qué frecuencia se utilizan sus impresoras. Con estos informes, es posible que pueda optimizar las operaciones para maximizar el uso eficiente de la impresora. Casi todos los aspectos de una operación de impresión se pueden controlar y gestionar a través de un programa de gestión de impresión total, desde la entrada de pedidos y el envío hasta la gestión de inventario y la reducción de costes internos.
Un programa de gestión de impresión total puede afectar directamente a las personas involucradas con los servicios de impresión, desde clientes hasta especialistas en tecnología de la información. Dado que la gestión total de la impresión puede ofrecer a los administradores la capacidad de mejorar sus servicios de soporte, los especialistas en tecnología de la información pueden encontrar su trabajo más fácil y dedicar menos tiempo a solucionar problemas de impresión. Esto libera tiempo a los especialistas para optimizar los servicios de impresión. Posteriormente, los clientes pueden disfrutar de una mayor y más rápida producción de documentos, en caso de que utilicen los servicios que los tecnólogos de la información mantienen bajo el programa de gestión total de la impresión.
Además, un programa puede proporcionar a los administradores carteras y perfiles. En estos, se pueden recomendar nuevas estrategias de administración de impresión a los administradores que buscan aumentar la productividad y ahorrar dinero, así como brindar los mejores servicios de impresión posibles a los clientes. Con esta información, se pueden gestionar y evitar costes de reparación inesperados. Los riesgos se pueden minimizar mediante el seguimiento de los activos y la contabilidad de todos los costos operativos. Las operaciones futuras también se pueden planificar con proyecciones tanto en expansión como en tecnología.