Un registro de préstamos es un registro o diario que se utiliza para rastrear las fechas de vencimiento asociadas con los préstamos emitidos por un prestamista específico. El registro normalmente está organizado en orden cronológico, por lo que es muy fácil determinar qué préstamos vencen en el futuro cercano. Un registro de préstamos funciona como un archivo de tickler de vencimiento, alertando a los oficiales de préstamos cuando deben contactar a los prestatarios y recordarles la fecha de vencimiento inminente del préstamo. Los registros de este tipo son más útiles con los préstamos a plazo y otros préstamos similares que implican pagos globales, en lugar de una serie de cuotas mensuales.
La estructura real de un registro de préstamos puede variar un poco, según la costumbre local. Hay algunos tipos básicos de información que probablemente aparezcan en cualquier registro de este tipo. Primero, se registrará el nombre del prestatario, junto con el número de cuenta del préstamo asignado al prestatario. También se detalla el monto adeudado del préstamo. Finalmente, la fecha de vencimiento del préstamo se enumera y normalmente se usa para ordenar las entradas en orden cronológico.
Algunos prestamistas prefieren agregar datos adicionales al registro de préstamos, normalmente para fines internos. Por ejemplo, un prestamista puede optar por agregar información de contacto para cada préstamo que figura en el registro, como una dirección postal y un número de teléfono. Esto ayuda a acelerar el proceso de generar una carta de recordatorio para el prestatario, o hacer una llamada telefónica para recordarle al prestatario que la fecha de vencimiento se acerca rápidamente.
Por lo general, un registro de préstamos puede estructurarse para incluir detalles de los cosignatarios o coprestatarios que figuran en el préstamo. Dependiendo de las políticas y procedimientos de la institución prestamista, los recordatorios y avisos de que la fecha de vencimiento del préstamo está próxima pueden enviarse tanto al prestatario primario como al cosignatario, o solo al prestatario primario. Si la fecha de vencimiento pasa sin el recibo del pago, el prestamista puede optar por utilizar los datos registrados en el registro de préstamos para alertar al cosignatario sobre la emisión y solicitar el pago del saldo pendiente, más cualquier interés que comenzó a acumularse después de la fecha de vencimiento .
Si bien el registro de préstamos de años anteriores se mantuvo como un registro impreso, la mayoría de los programas de contabilidad actuales ofrecen la posibilidad de crear y mantener un registro electrónico de préstamos, y algunos optan por utilizar un formato de hoja de cálculo simple. Este enfoque hace que sea muy fácil agregar también comentarios o notas a cada préstamo ingresado en el directorio. Además, muchos paquetes de software ofrecen la capacidad de marcar préstamos para algún tipo de comunicación a intervalos de dos semanas y un mes antes de la fecha de vencimiento real.
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