Para manejar el correo electrónico de manera uniforme en redes como Internet, se diseñó el Protocolo simple de transferencia de correo (SMTP) y es el protocolo estándar utilizado para el intercambio de correo electrónico. A nivel de servidor, SMTP es responsable de enviar y recibir correo electrónico entre hosts de retransmisión que enrutan el correo a través de la red hasta su destino. A nivel de cliente (usuario), la mayoría de las personas asocian SMTP con el envío de correo únicamente, y la dirección del servidor de correo saliente suele ser smtp. [Thedomain] .com. Sin embargo, la dirección del servidor de correo entrante puede llevar el nombre de un protocolo de recuperación, como el Protocolo de oficina postal 3 (POP3), pop3. [Thedomain] .com, o el Protocolo de acceso a mensajes de Internet (IMAP), imap. [Thedomain] .com .
Los proveedores de servicios de Internet (ISP) suelen proporcionar a sus clientes una dirección POP3. Se requiere autenticación para recopilar correo de un servidor de correo entrante y toma la forma de la dirección de correo electrónico y la contraseña asociada. Esta podría ser una contraseña de propiedad que se usa solo para el correo o la contraseña asignada a la cuenta. Solo un cliente puede acceder a un buzón de correo POP3 a la vez y, una vez que se recopila el correo, se elimina automáticamente del servidor.
Aunque POP3 es eficiente, no siempre es útil. El protocolo IMAP permite la recuperación de correo del servidor dejando copias. Esto es conveniente para las personas que recolectan correo de varios clientes o ubicaciones. Por ejemplo, al usar IMAP, el usuario puede recopilar correo electrónico personal mientras está en el trabajo para mantenerse actualizado sobre las cosas, luego puede eliminarlo de la máquina del trabajo y recopilarlo nuevamente desde casa para responder. El cliente de correo electrónico doméstico se puede configurar para eliminar el correo del servidor.
Aquellos que usan asistentes digitales personales (PDA), teléfonos celulares y otros dispositivos electrónicos personales con acceso al correo electrónico y soporte IMAP también apreciarán poder revisar el correo sin que el proceso elimine el correo del servidor. Aunque algunos correos se pueden responder rápidamente con un teclado de pulgar, las respuestas más largas se escriben más cómodamente desde una computadora estándar en un momento posterior. Con el protocolo IMAP, el correo del servidor de correo entrante también se puede etiquetar o marcar para indicar varios estados o condiciones. Por ejemplo, el correo recopilado se puede etiquetar como leído.
POP3 se asocia con mayor frecuencia con el servicio de correo del ISP, mientras que los servicios de correo electrónico basados en Web suelen utilizar IMAP. La flexibilidad de IMAP se puede utilizar con la mayoría de las cuentas POP3, pero si se utiliza un cliente de correo electrónico compatible con IMAP. Los clientes de correo electrónico más populares de la actualidad admiten los protocolos POP3 e IMAP.