Todos los días, se crean nuevos elementos que intentan hacer que el lugar de trabajo funcione de manera más eficiente. Un sistema de seguimiento de candidatos, también conocido como aplicación de software de candidatos, es otro elemento de esa lista. ATS abreviado, este sistema proporciona la capacidad de recopilar una gran cantidad de información en un solo lugar para las necesidades de contratación empresarial y otras funciones. Un sistema de seguimiento de candidatos personalizado puede ayudar a que la gestión de recursos humanos sea más sencilla y requiera menos tiempo. Dado que el tiempo es dinero en los negocios, es posible que un sistema de este tipo se amortice en poco tiempo.
Existen diferentes opciones para pequeñas, medianas y grandes empresas, así como para diferentes tipos de empresas. Gran parte del negocio de la contratación se puede manejar a través de la computadora con un sistema de seguimiento de candidatos en lugar de a través de montañas de papeleo. Una característica útil es la capacidad de enviar preguntas de selección específicas a un solicitante en función del puesto para el que está solicitando. Al mantener las preguntas y respuestas en el tema y al mínimo, utilizando solo la información específica y necesaria por solicitante, el oficial de contratación puede ahorrar mucho tiempo.
Un sistema de seguimiento de candidatos es útil no solo para recopilar currículums o solicitudes, sino también para organizarlos de acuerdo con criterios predeterminados. Un archivador lleno de hojas de vida generalmente se ordena alfabéticamente, para mantener el sistema simple. Un ATS ofrece una flexibilidad mucho mayor. Si una empresa prefiere un candidato bilingüe o uno con alguna otra habilidad especial, incluso si esa habilidad no es necesariamente un requisito, la empresa puede optar por clasificar los currículums de una manera que dé prioridad a aquellos con habilidades especiales.
También se pueden rastrear otros datos con un sistema de rastreo de solicitantes. Generalmente, un ATS es mucho más fácil de buscar que un sistema de archivo típico. Dado que el espacio no es un problema como lo sería cuando se utilizan archivos en papel, se puede almacenar mucha más información durante períodos de tiempo más prolongados. Esto también permite evaluaciones de desempeño más simples y crea un sistema más fácil para promover desde adentro.
Otra opción es utilizar un sistema de seguimiento de candidatos para rastrear clientes potenciales o fuentes a través de las cuales las empresas puedan encontrar candidatos adecuados. Las escuelas técnicas en un campo en particular pueden publicar una lista de los próximos graduados, lo que podría convertirse en una fuente fértil de nuevos reclutas para una empresa en ese campo. Las bolsas de trabajo o las que publican currículums también pueden ser buenas pistas, que se pueden rastrear con un ATS. Algunos sistemas también permitirán la publicación masiva en dichos foros, detallando las oportunidades y los requisitos de la empresa para quienes buscan empleo.