El valor administrativo es la evaluaci?n de la importancia de un registro comercial para las operaciones diarias. Los registros que se consideran de valor administrativo se guardan en el archivo o se usan regularmente para realizar negocios. Esta categorizaci?n de los registros comerciales impulsa la pol?tica de retenci?n de documentos de una empresa y puede tener implicaciones legales en una variedad de circunstancias, como en respuesta a una solicitud de descubrimiento durante un litigio o de conformidad con una auditor?a fiscal.
Los registros comerciales son el alma de las operaciones. El seguimiento en papel de las transacciones es la forma en que una empresa cumple con sus obligaciones gubernamentales para demostrar el cumplimiento de la ley. Se requiere que las empresas documenten las ventas para corroborar el pago de los impuestos sobre la renta, as? como los registros del estado de los empleados para probar la elegibilidad laboral y para corroborar las horas trabajadas. Las pol?ticas y los procedimientos generalmente est?n comprometidos con el papel, que crea un registro hist?rico del cambio en las pol?ticas a lo largo del tiempo.
Estos requisitos, junto con las necesidades internas y los est?ndares de la industria, significan que cada registro que produce una empresa debe evaluarse por su valor administrativo. Una compa??a determina si el registro es algo que debe o debe mantenerse durante un cierto per?odo de tiempo, o si puede destruirse sin consecuencias. Las empresas m?s grandes generalmente establecer?n una pol?tica de retenci?n de documentos que ayude a los empleados a determinar el valor de los documentos para que los tipos de registros comerciales retenidos sean uniformes en toda la empresa.
Las empresas m?s peque?as rara vez dise?an una pol?tica formal de retenci?n de documentos, pero la determinaci?n del valor administrativo no es menos importante en un entorno de peque?a empresa. El mantenimiento inadecuado de registros puede llevar a cualquier empresa a la quiebra. Por ejemplo, una empresa que celebra contratos de servicios generalmente le brinda al cliente el derecho de auditar sus registros de actividad de la cuenta. Si no se mantienen los registros administrativos adecuados, el cliente puede demandar por la devoluci?n de los pagos realizados. En un entorno de ventas minoristas, la defensa exitosa de una demanda por resbal?n y ca?da podr?a depender de las pol?ticas y procedimientos escritos que los empleados recibieron como parte de su capacitaci?n laboral inicial.
El valor administrativo tambi?n juega un papel en un contexto p?blico para fines de supervisi?n e hist?ricos. El p?blico generalmente tiene inter?s en las operaciones diarias de los funcionarios y oficinas gubernamentales, y algunos pa?ses tienen leyes que autorizan al p?blico a acceder a los registros del gobierno, como la Ley de Libertad de Informaci?n en los Estados Unidos. Una evaluaci?n del valor administrativo a menudo determina qu? registros se deben mantener y qu? se puede triturar mientras se cumple con la ley. Sin este ?nfasis en el valor de ciertos documentos comerciales, se perder?a gran parte del historial transaccional de las empresas, agencias y organizaciones.
Inteligente de activos.