El valor administrativo es la evaluación de la importancia de un registro comercial para las operaciones diarias. Los registros que se consideran de valor administrativo se guardan en el archivo o se usan regularmente para realizar negocios. Esta categorización de los registros comerciales impulsa la política de retención de documentos de una empresa y puede tener implicaciones legales en una variedad de circunstancias, como en respuesta a una solicitud de descubrimiento durante un litigio o de conformidad con una auditoría fiscal.
Los registros comerciales son el alma de las operaciones. El seguimiento en papel de las transacciones es la forma en que una empresa cumple con sus obligaciones gubernamentales para demostrar el cumplimiento de la ley. Se requiere que las empresas documenten las ventas para corroborar el pago de los impuestos sobre la renta, así como los registros del estado de los empleados para probar la elegibilidad laboral y para corroborar las horas trabajadas. Las políticas y los procedimientos generalmente están comprometidos con el papel, que crea un registro histórico del cambio en las políticas a lo largo del tiempo.
Estos requisitos, junto con las necesidades internas y los estándares de la industria, significan que cada registro que produce una empresa debe evaluarse por su valor administrativo. Una compañía determina si el registro es algo que debe o debe mantenerse durante un cierto período de tiempo, o si puede destruirse sin consecuencias. Las empresas más grandes generalmente establecerán una política de retención de documentos que ayude a los empleados a determinar el valor de los documentos para que los tipos de registros comerciales retenidos sean uniformes en toda la empresa.
Las empresas más pequeñas rara vez diseñan una política formal de retención de documentos, pero la determinación del valor administrativo no es menos importante en un entorno de pequeña empresa. El mantenimiento inadecuado de registros puede llevar a cualquier empresa a la quiebra. Por ejemplo, una empresa que celebra contratos de servicios generalmente le brinda al cliente el derecho de auditar sus registros de actividad de la cuenta. Si no se mantienen los registros administrativos adecuados, el cliente puede demandar por la devolución de los pagos realizados. En un entorno de ventas minoristas, la defensa exitosa de una demanda por resbalón y caída podría depender de las políticas y procedimientos escritos que los empleados recibieron como parte de su capacitación laboral inicial.
El valor administrativo también juega un papel en un contexto público para fines de supervisión e históricos. El público generalmente tiene interés en las operaciones diarias de los funcionarios y oficinas gubernamentales, y algunos países tienen leyes que autorizan al público a acceder a los registros del gobierno, como la Ley de Libertad de Información en los Estados Unidos. Una evaluación del valor administrativo a menudo determina qué registros se deben mantener y qué se puede triturar mientras se cumple con la ley. Sin este énfasis en el valor de ciertos documentos comerciales, se perdería gran parte del historial transaccional de las empresas, agencias y organizaciones.
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