Una copia electrónica es una copia electrónica de un documento. Contrasta con una copia impresa, un documento impreso en papel u otro soporte. Las copias impresas son fáciles de transferir, distribuir, compartir y manipular, todos los posibles inconvenientes o ventajas, según el documento de que se trate. También se pueden utilizar para generar copias impresas imprimiendo una copia del documento. Muchas oficinas sin papel o con poco desperdicio dependen en gran medida de las copias electrónicas para comunicarse y compartir información.
Normalmente, las copias impresas se pueden abrir en una variedad de programas de procesamiento de texto. Para mayor seguridad, un documento se puede guardar en formato de solo lectura. Esto permitirá que la gente lo vea, pero no cambiará la copia electrónica. En los casos en que a las personas les preocupa que los datos sean modificados o manipulados por personas que tienen acceso al archivo, esto puede ser útil. Algunos programas también mantienen registros de cambios, lo que permite a las personas realizar un seguimiento de los cambios realizados en el documento y revertirlos si se desea para restaurar el documento a un punto anterior.
Las personas con copias electrónicas pueden enviarlas por correo electrónico, transferirlas a través de una red o guardarlas en un disco o disco duro portátil para compartir. Esta variedad de técnicas de distribución puede ser útil y puede permitir que las oficinas eliminen gastos como máquinas de fax y mensajería. Las copias impresas generalmente no tienen el mismo valor legal que las copias impresas debido al potencial de alteración, pero se pueden usar para la mayoría de las actividades en una oficina, incluidas cosas como enviar borradores de copias impresas de un contrato para su edición y aprobación. , y las personas revisan la copia impresa detenidamente antes de firmar para asegurarse de que contenga los cambios que desean.
Las copias electrónicas también se pueden usar para cosas como presentaciones, ya sea que las personas distribuyan el documento electrónicamente para que todos tengan una copia o lo muestren en una pantalla en una presentación o evento. La capacidad de realizar ediciones hasta el último minuto puede ser útil para las personas que desean tener tiempo para perfeccionar sus presentaciones y que pueden necesitar hacer cambios de última hora para adaptarse a la información cambiante y otros problemas. Los maestros a menudo almacenan los materiales del aula en forma de copia electrónica para que puedan cambiarlos fácilmente y reutilizarlos para las lecciones.
Para las oficinas donde el espacio es una consideración importante, la tecnología electrónica puede conferir beneficios significativos. Las personas pueden revisar los materiales en copia electrónica y evitar la generación de grandes volúmenes de papel que requerirán almacenamiento. Si la seguridad es una preocupación, se pueden establecer medidas de seguridad electrónicas para brindar la mayor protección posible a las copias electrónicas. Esto puede incluir herramientas como copias de seguridad remotas para guardar copias en caso de incendios, virus y otros problemas.