Una declaración de conciliación bancaria es un documento que se utiliza para comparar registros contables personales con los de un banco. La reconciliación es utilizada por individuos y empresas por igual para confirmar que los registros bancarios coinciden con los suyos. Es común conciliar cuentas mensualmente y las personas con experiencia a menudo pueden completar el proceso muy rápidamente porque están familiarizados con él y gran parte del trabajo ya se ha realizado.
No es raro que aparezcan discrepancias entre los registros contables y los registros del banco. El propósito de una declaración de conciliación bancaria es descubrir por qué hay discrepancias para que se puedan tomar medidas correctivas si es necesario. Una causa simple puede ser un error de transposición, un débito o crédito que no ha sido compensado durante un año o la falta de registro de una transacción. Las causas más problemáticas de una discrepancia en un estado de conciliación bancaria pueden ser un error por parte del banco o una actividad fraudulenta en la cuenta.
Con una declaración de conciliación bancaria, las personas documentan las entradas que tienen en sus libros y las entradas que tiene el banco, y las comparan. Algunas personas se reconcilian simplemente comparando sus declaraciones con sus chequeras. Otros realmente preparan un nuevo documento, mostrando los registros en ambas columnas y observando cualquier variación entre los dos. El estado de conciliación bancaria también se utiliza para confirmar que los intereses ganados, los honorarios y otros cargos que solo aparecerían en el estado de cuenta bancario se transfieren a los registros contables.
Si se identifica una discrepancia y no se puede contabilizar o obviamente hay un problema en el banco, como por ejemplo, si un cheque emitido por $ 100 dólares estadounidenses (USD) se ha registrado como un cheque por $ 1,000 USD, se debe traer a la atención del banco lo más rápido posible. Las personas pueden usar sus declaraciones de conciliación bancaria para demostrar la naturaleza del error y el banco puede investigar. Las acciones correctivas pueden incluir acreditar una cuenta que fue cargada por accidente o iniciar una investigación de fraude.
Una cosa a tener en cuenta con las finanzas personales es que a veces los cheques tardan mucho tiempo en completarse. Las personas que tienen software de contabilidad generalmente pueden obtener rápidamente una lista de cheques impagos para compararlos con una entrada inesperada en un extracto bancario, pero aquellos que mantienen registros en papel pueden verse desconcertados por la actividad de la cuenta sin darse cuenta de que refleja un cheque emitido hace varios meses que alguien finalmente depositó. Algunos bancos notan útilmente cuando los cheques están fuera de secuencia para enviar una bandera roja para que alguien sepa verificar más atrás en sus registros la entrada contable original.
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