Una macro es una serie de golpes de teclado grabados por una aplicación. Estas pulsaciones de teclas a menudo representan comandos dentro de una pieza de software que se combinan para reducir el trabajo necesario para realizar las funciones. Luego, las macros se almacenan dentro de la aplicación para permitir su uso repetido.
Al grabar una macro dentro de una aplicación como Microsoft Word®, los trazos del teclado o los comandos se vinculan a una tecla de método abreviado o se almacenan dentro de una barra de herramientas, lo que los hace accesibles a través del mouse. Luego, la secuencia de comandos guardada se puede ejecutar simplemente haciendo clic en un botón de la barra de herramientas o presionando las teclas asignadas.
Suponga que un usuario de Microsoft Word® busca una forma rápida de guardar un documento y luego salir de Word®. Esto podría registrarse dentro de una macro para combinar la acción de guardar y la acción de salida de la siguiente manera usando Microsoft Word® 2007:
1.Elija la pestaña Ver de la cinta de Office
2.Seleccione el objeto Macros del grupo Macros en el extremo derecho de la cinta
3.Seleccione grabar macro en el menú desplegable
Una vez que se ha hecho clic en el objeto de macro de registro, aparece un cuadro de diálogo que permite al usuario proporcionar un nombre y asignar el botón de la barra de herramientas o el método abreviado de teclado que lo activará. Por lo general, al asignar un método abreviado de teclado para una macro, las teclas Ctrl, Shift o Alt se presionan en combinación con la tecla asignada. Las teclas modificadoras, Ctrl, Shift y Alt, también se pueden presionar juntas en cualquier combinación con una tecla. La idea es mantener los trazos del teclado macro lo más simples posible para permitir un uso repetido fácilmente.
4.Introduzca un nombre para la macro
5.Asigne los trazos del teclado o la selección de la barra de herramientas que activará la macro; para este ejemplo, elija Ctrl + Alt + X
6. Haga clic en Aceptar
Luego, las acciones que compondrán la macro deben realizarse para que se puedan guardar. En el ejemplo proporcionado aquí, se haría clic en el botón del menú Guardar cerca de la parte superior de la ventana de Microsoft Word® 2007, que se muestra como un disco pequeño, seguido del botón del logotipo de Office®, también en la parte superior izquierda. Cuando se muestre el menú de Word®, se seleccionará el objeto Salir de Word para cerrar la aplicación o la opción de cerrar para cerrar el documento actualmente activo.
Una vez realizadas las acciones, el usuario seleccionaría la opción de detener la grabación del grupo de macros en el menú de vista de la cinta de Office. Esto evitaría que se registraran más acciones y guardaría la serie para uso futuro.
Una vez que se ha creado una macro, se puede utilizar para ejecutar rápidamente la secuencia guardada de comandos asignados a la tecla de método abreviado. En nuestro ejemplo de guardar y salir, presionar Ctrl + Alt + X guardará el documento actual y saldrá de la aplicación Microsoft Word®.
Otra cosa a tener en cuenta al asignar teclas de método abreviado es tener cuidado de no sobrescribir las selecciones que ya están en uso, como Ctrl + S, que controla la acción Guardar de forma predeterminada. Cuando se intenta una combinación de teclas, se muestra la acción existente para que el usuario sepa que la aplicación ya utiliza los trazos de teclado que está intentando utilizar para una macro. Siempre es mejor combinar Ctrl con Shift o Alt al asignar pulsaciones de teclas a una nueva serie para evitar eliminar los atajos útiles existentes.