Una nota contable es una información que se agrega a un estado financiero para aclararlo o ampliarlo en beneficio del lector. Las notas contables pueden formatearse y presentarse de diferentes maneras. La mayoría del software de contabilidad tiene un sistema para ingresar notas de contabilidad y las personas también pueden ingresar notas en los libros de contabilidad y otros registros que se mantienen a mano. Si hay notas contables, es importante revisarlas al examinar los registros contables, ya que pueden proporcionar información importante.
El formato básico para mantener registros contables es bastante rígido. Esto puede crear situaciones en las que hay información necesaria pero no hay un lugar conveniente para ponerla. En estos casos, se utiliza una nota contable para proporcionar la información de manera que los lectores la entiendan. Estas notas se presentan junto con el resto de la cuenta para que puedan ser consideradas por las personas que revisan la cuenta.
Las notas contables pueden proporcionar información contextualizada que hace que las entradas contables sean más fáciles de entender. Puede explicar o ampliar una información para que el lector comprenda por qué está incluida y cómo el contador llegó a un número determinado. También puede proporcionar información sobre cambios en términos que pueden afectar una entrada contable. Al crear entradas contables, las personas deciden si la información adicional es relevante o no y pueden optar por agregar una nota contable para comunicar esa información según sea necesario.
Otro uso de una nota contable puede ser en un sistema contable utilizado por una gran empresa donde muchas personas diferentes tienen acceso a los registros y necesitan poder comunicar información. Las notas se pueden usar para rastrear la interacción con clientes o compañías específicas y para proporcionar información de fondo que puede ser útil para las personas en otros departamentos. Por ejemplo, un registro del cliente podría incluir una nota contable que indique que el cliente está trabajando en un plan de pago para actualizarse, o que parte de la cuenta del cliente fue perdonada y ya no se considera pendiente.
A veces, una entrada contable está marcada con un pequeño número de superíndice que corresponde a una nota al pie que se encuentra al final o al final del informe. En otros casos, las notas contables se pueden ingresar en la misma línea que la entrada para que sean más fáciles de ver. Las notas contables también pueden proporcionar un contexto histórico útil; los historiadores obtienen mucho más de los libros contables anotados que los registros contables concisos.
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