Los registros contables son documentos y materiales de respaldo utilizados por particulares y empresas en la preparación de estados financieros, documentos fiscales, etc. Por ley, las empresas deben mantener dichos registros durante un período de tiempo establecido, a menudo siete años, para que estén disponibles para inspección y auditoría. Las empresas que cotizan en bolsa pueden estar sujetas a inspecciones aleatorias por parte de las agencias reguladoras y estas inspecciones incluyen una revisión de los registros contables para verificar su exactitud e integridad.
Estos registros pueden ser electrónicos, en papel o una combinación de ambos. Incluyen cualquier documentación relacionada con transacciones financieras, desde registros de nómina hasta impresiones al final del día de cajas registradoras. Las declaraciones de los bancos también se incluyen en los registros contables, junto con declaraciones similares relacionadas con las inversiones. Los libros contables también se consideran registros contables. Esencialmente, si contiene un registro relacionado con la actividad financiera de una empresa, es un registro contable.
Se espera que las empresas mantengan esta documentación en buen estado de funcionamiento. Los contadores y el personal de apoyo generalmente supervisan el mantenimiento de dichos registros y usan los documentos en la preparación de cosas como declaraciones para inversores y declaraciones de impuestos. Si los registros no están completos, los estados financieros realizados por la compañía serán inexactos y esto puede ser motivo de sanciones legales y financieras.
Deben seguirse los procedimientos conocidos como principios contables generalmente aceptados (GAAP) al mantener, manejar y utilizar registros contables. Estos procedimientos estandarizan las tareas básicas de contabilidad para garantizar que todos los contadores los lleven a cabo de manera uniforme, eliminando la posibilidad de utilizar la llamada “contabilidad creativa” para ocultar las pérdidas y declarar incorrectamente los hechos financieros para beneficio personal.
Cuando se ordena una auditoría, se solicitan todos los registros contables para su revisión. Los auditores revisarán el material y tomarán nota de cualquier material faltante, registros confusos o registros que se mantengan incorrectamente. Toda esta información se pesa al desarrollar una opinión de auditoría. Los reguladores interesados en las prácticas financieras pueden revisar los resultados de la auditoría para recopilar información. Esta información puede ser utilizada en el enjuiciamiento de compañías sospechosas de prácticas contables fraudulentas, o para exonerar a las compañías que enfrentan tales acusaciones.
Por lo general, se aconseja a las personas que conserven los registros contables, ya que pueden ser auditados por las autoridades fiscales. Si las personas no tienen los registros para respaldar las reclamaciones hechas sobre sus impuestos, pueden estar sujetas a sanciones. Como mínimo, su obligación tributaria puede ajustarse, obligándolos a pagar más en impuestos. Si sus registros parecen ser fraudulentos, en lugar de simplemente guardados de manera descuidada, pueden enfrentar sanciones legales.
Inteligente de activos.