Los registros contables son documentos y materiales de respaldo utilizados por particulares y empresas en la preparaci?n de estados financieros, documentos fiscales, etc. Por ley, las empresas deben mantener dichos registros durante un per?odo de tiempo establecido, a menudo siete a?os, para que est?n disponibles para inspecci?n y auditor?a. Las empresas que cotizan en bolsa pueden estar sujetas a inspecciones aleatorias por parte de las agencias reguladoras y estas inspecciones incluyen una revisi?n de los registros contables para verificar su exactitud e integridad.
Estos registros pueden ser electr?nicos, en papel o una combinaci?n de ambos. Incluyen cualquier documentaci?n relacionada con transacciones financieras, desde registros de n?mina hasta impresiones al final del d?a de cajas registradoras. Las declaraciones de los bancos tambi?n se incluyen en los registros contables, junto con declaraciones similares relacionadas con las inversiones. Los libros contables tambi?n se consideran registros contables. Esencialmente, si contiene un registro relacionado con la actividad financiera de una empresa, es un registro contable.
Se espera que las empresas mantengan esta documentaci?n en buen estado de funcionamiento. Los contadores y el personal de apoyo generalmente supervisan el mantenimiento de dichos registros y usan los documentos en la preparaci?n de cosas como declaraciones para inversores y declaraciones de impuestos. Si los registros no est?n completos, los estados financieros realizados por la compa??a ser?n inexactos y esto puede ser motivo de sanciones legales y financieras.
Deben seguirse los procedimientos conocidos como principios contables generalmente aceptados (GAAP) al mantener, manejar y utilizar registros contables. Estos procedimientos estandarizan las tareas b?sicas de contabilidad para garantizar que todos los contadores los lleven a cabo de manera uniforme, eliminando la posibilidad de utilizar la llamada «contabilidad creativa» para ocultar las p?rdidas y declarar incorrectamente los hechos financieros para beneficio personal.
Cuando se ordena una auditor?a, se solicitan todos los registros contables para su revisi?n. Los auditores revisar?n el material y tomar?n nota de cualquier material faltante, registros confusos o registros que se mantengan incorrectamente. Toda esta informaci?n se pesa al desarrollar una opini?n de auditor?a. Los reguladores interesados ??en las pr?cticas financieras pueden revisar los resultados de la auditor?a para recopilar informaci?n. Esta informaci?n puede ser utilizada en el enjuiciamiento de compa??as sospechosas de pr?cticas contables fraudulentas, o para exonerar a las compa??as que enfrentan tales acusaciones.
Por lo general, se aconseja a las personas que conserven los registros contables, ya que pueden ser auditados por las autoridades fiscales. Si las personas no tienen los registros para respaldar las reclamaciones hechas sobre sus impuestos, pueden estar sujetas a sanciones. Como m?nimo, su obligaci?n tributaria puede ajustarse, oblig?ndolos a pagar m?s en impuestos. Si sus registros parecen ser fraudulentos, en lugar de simplemente guardados de manera descuidada, pueden enfrentar sanciones legales.
Inteligente de activos.