La separación de funciones es el uso de personal múltiple para realizar tareas para limitar las posibilidades de fraude, robo y errores. Al dividir una tarea en componentes manejados por diferentes miembros del personal, una empresa puede evitar actividades no deseadas y ejercer mejores controles de calidad. Esto puede ser un desafío en una pequeña empresa donde la dotación de personal puede ser demasiado limitada, pero en las grandes empresas puede ser una parte crítica de un programa de seguridad. En algunas regiones, las leyes exigen específicamente la separación de deberes para tareas delicadas; En un ejemplo particularmente importante, el capitán de un barco no puede lanzar misiles de crucero sin seguir una cadena de mando muy específica y separada.
En un lugar de trabajo donde se utiliza la separación de tareas, las tareas se dividen en tres fases diferentes. En la primera fase, alguien debe aprobar una actividad, como entregar una computadora a un nuevo miembro del personal o generar cheques de pago. En la segunda fase, alguien realmente necesita realizar la tarea; un miembro del departamento de informática proporciona una computadora al miembro del personal, por ejemplo, y el personal la firma. Finalmente, el tercer componente implica la auditoría para asegurarse de que la tarea se realizó de manera adecuada.
La separación de funciones requiere un miembro del personal diferente en cada punto. Los miembros del personal a cargo de las autorizaciones en realidad no pueden realizar actividades, lo que limita las posibilidades de que los empleados puedan tomar su propia iniciativa para hacer cosas como recaudar fondos de la empresa. Mantener la auditoría separada significa que antes de autorizar una tarea, un empleado debe asegurarse de que sea apropiado, ya que el auditor la marcará si hay un problema. Del mismo modo, la separación de auditores y personas que completan tareas significa que un miembro del personal por separado investiga las reclamaciones de tareas completadas incorrectamente y audita periódicamente el desempeño de las tareas para asegurarse de que ningún miembro del personal se desempeñe fuera del alcance de sus funciones.
Para la contabilidad, la separación de funciones es crítica. Esto limita las posibilidades de fraude financiero y también proporciona un mecanismo para detectar errores; la persona que corta los cheques de pago, por ejemplo, podría pedir confirmación en un cheque inusualmente grande o pequeño. El mantenimiento de la integridad contable es importante para las empresas de todos los tamaños y la separación de tareas facilita la auditoría y el control del sistema contable.
Esto también es importante para la seguridad general, la seguridad y el rendimiento. La separación de funciones desempeña un papel en el piso de la fábrica, en las operaciones militares y en actividades como la seguridad de la información. Si una empresa tiene situaciones en las que una sola persona podría hacer algo y asegurarse de que no se haya detectado, esto representa una amenaza para la seguridad y requiere una evaluación para ver si es posible establecer la separación de funciones.
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