La separaci?n de funciones es el uso de personal m?ltiple para realizar tareas para limitar las posibilidades de fraude, robo y errores. Al dividir una tarea en componentes manejados por diferentes miembros del personal, una empresa puede evitar actividades no deseadas y ejercer mejores controles de calidad. Esto puede ser un desaf?o en una peque?a empresa donde la dotaci?n de personal puede ser demasiado limitada, pero en las grandes empresas puede ser una parte cr?tica de un programa de seguridad. En algunas regiones, las leyes exigen espec?ficamente la separaci?n de deberes para tareas delicadas; En un ejemplo particularmente importante, el capit?n de un barco no puede lanzar misiles de crucero sin seguir una cadena de mando muy espec?fica y separada.
En un lugar de trabajo donde se utiliza la separaci?n de tareas, las tareas se dividen en tres fases diferentes. En la primera fase, alguien debe aprobar una actividad, como entregar una computadora a un nuevo miembro del personal o generar cheques de pago. En la segunda fase, alguien realmente necesita realizar la tarea; un miembro del departamento de inform?tica proporciona una computadora al miembro del personal, por ejemplo, y el personal la firma. Finalmente, el tercer componente implica la auditor?a para asegurarse de que la tarea se realiz? de manera adecuada.
La separaci?n de funciones requiere un miembro del personal diferente en cada punto. Los miembros del personal a cargo de las autorizaciones en realidad no pueden realizar actividades, lo que limita las posibilidades de que los empleados puedan tomar su propia iniciativa para hacer cosas como recaudar fondos de la empresa. Mantener la auditor?a separada significa que antes de autorizar una tarea, un empleado debe asegurarse de que sea apropiado, ya que el auditor la marcar? si hay un problema. Del mismo modo, la separaci?n de auditores y personas que completan tareas significa que un miembro del personal por separado investiga las reclamaciones de tareas completadas incorrectamente y audita peri?dicamente el desempe?o de las tareas para asegurarse de que ning?n miembro del personal se desempe?e fuera del alcance de sus funciones.
Para la contabilidad, la separaci?n de funciones es cr?tica. Esto limita las posibilidades de fraude financiero y tambi?n proporciona un mecanismo para detectar errores; la persona que corta los cheques de pago, por ejemplo, podr?a pedir confirmaci?n en un cheque inusualmente grande o peque?o. El mantenimiento de la integridad contable es importante para las empresas de todos los tama?os y la separaci?n de tareas facilita la auditor?a y el control del sistema contable.
Esto tambi?n es importante para la seguridad general, la seguridad y el rendimiento. La separaci?n de funciones desempe?a un papel en el piso de la f?brica, en las operaciones militares y en actividades como la seguridad de la informaci?n. Si una empresa tiene situaciones en las que una sola persona podr?a hacer algo y asegurarse de que no se haya detectado, esto representa una amenaza para la seguridad y requiere una evaluaci?n para ver si es posible establecer la separaci?n de funciones.
Inteligente de activos.