Un beneficiario de la cuenta es la persona o empresa a la que se le realiza un cheque. Un cheque típico contiene información sobre el pagador o el titular de la cuenta, el monto a pagar y el motivo del pago, y el nombre de la persona o empresa que recibe los fondos. Cuando el beneficiario de la cuenta recibe un cheque, lo endosa o lo firma, y luego lo lleva a un banco u otra institución financiera para cobrarlo o depositar el cheque en su propia cuenta.
Los cheques son instrumentos de pago que generalmente son más seguros que el efectivo. Además, las empresas pueden imprimir cheques electrónicamente y enviarlos por correo. Esto ayuda a la compañía a mejorar su flotante, que es el tiempo entre el envío de un cheque para el pago y la recepción de fondos para bienes o servicios vendidos a cuenta. La tecnología bancaria moderna reduce significativamente el tiempo de flotación. Una vez que un banco recibe un cheque, generalmente iniciará una transferencia electrónica de fondos del pagador al beneficiario de la cuenta en lugar de enviar el cheque físico para solicitar el pago. El cheque irá al banco del pagador después de que se realice la transferencia.
Es posible que los cheques sean negociables o no negociables. Con instrumentos de cheques negociables, el beneficiario de la cuenta simplemente puede endosar el cheque a otra parte, lo que permite más opciones al recibir cheques como pagos. Sin embargo, es posible que los pagadores no estén dispuestos a que esto suceda con sus cheques, por lo que el pagador puede indicar que el cheque no es negociable y es solo para los fondos individuales que reciben. Esto evitará que el cheque cambie de manos varias veces, reduciendo el riesgo de fraude o robo. Esto también asegura que el cheque pasará por el sistema bancario de manera oportuna. Los cheques no cobrados suelen ser difíciles de seguir, especialmente con compañías que procesan grandes cantidades de cheques mensualmente.
En los negocios, la mayoría de las aplicaciones de tecnología de la información proporcionan un módulo de cuentas por pagar para imprimir cheques. Las empresas generalmente compran cheques en blanco de un proveedor. Los vendedores tienen papel específico para cheques comerciales que incluyen características de seguridad como marcas de agua, colores o patrones específicos y perforaciones especiales. Cada función ayuda a evitar que un beneficiario de la cuenta o un individuo no autorizado cree un cheque fraudulento o realice modificaciones para asegurar más fondos que el monto impreso en el cheque.
Para mayor protección, las compañías pueden tener varias frases impresas en sus cheques que crean restricciones para el pago. Las restricciones típicas pueden incluir la no transferibilidad o un límite de tiempo para cobrar el cheque. El beneficiario de la cuenta debe seguir estas pautas o perder el pago.
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