Les appareils C-phone se trouvent principalement dans le domaine médical, mais aussi dans les forces de l’ordre et les cabinets juridiques. Ce sont des téléphones spéciaux qui ne font pas d’appels réguliers mais permettent à l’appelant de dicter et d’enregistrer des notes. À l’autre bout de la ligne téléphonique, le transcripteur écoute la note – comme une note sur le traitement ou le calendrier d’un patient – et l’écrit. Le transcripteur devra prendre des notes, il est donc important que le C-phone soit confortable à utiliser. Les deux côtés utilisant le C-phone doivent composer le même numéro encore et encore, donc la numérotation rapide est utile, tout comme les fonctions de lecture ; le téléphone pouvant fonctionner comme un téléphone ordinaire augmente son utilité.
Les transcripteurs, lors de la vérification du dossier d’un téléphone C, devront généralement prendre des notes du médecin ou d’un autre professionnel. Il sera important d’être à l’aise lors de la rédaction de ces notes pour garantir l’exactitude de la note. Les téléphones dotés de casques ou de fonctions de haut-parleur permettront au transcripteur d’utiliser ses deux mains pour écrire ou taper la note sans être distrait.
Les deux côtés de la conversation, l’enregistreur et le transcripteur, composeront des numéros similaires encore et encore. L’enregistreur composera un numéro pour enregistrer son message dans une boîte de réception spéciale, et le transcripteur composera le même numéro pour entendre le message lu. Pour s’assurer que personne n’appelle la mauvaise boîte de réception et pour faciliter l’accès à la boîte de réception, la numérotation rapide permettra à la fois à l’enregistreur et au transcripteur d’appuyer sur un seul bouton plutôt que de composer plusieurs numéros.
Les messages simples seront probablement faciles à entendre et à écrire pour un transcripteur, mais les messages détaillés peuvent nécessiter plusieurs lectures, de sorte que la capacité de lire un message C-phone sera nécessaire. Cela aide également l’enregistreur, juste au cas où il ou elle veut s’assurer que rien n’a été oublié dans le message. Le rembobinage aide également les transcripteurs et les enregistreurs à vérifier les sections du message sans avoir à tout rejouer.
Si le transcripteur fait également office de secrétaire, un téléphone C capable de fonctionner comme un téléphone ordinaire l’aidera à effectuer des tâches supplémentaires pour le professionnel. Cela aide également l’enregistreur, car il ou elle peut enregistrer des messages, puis appeler les patients et d’autres pour relayer les messages en temps réel. Avoir de vraies fonctionnalités de téléphone n’aide pas aux fonctions d’enregistrement d’un C-phone, mais cela rend le téléphone plus utile dans l’ensemble.