Les spécialistes du contrôle des documents gèrent la collecte, le stockage et la récupération des documents internes d’une organisation. Un diplôme d’études secondaires est généralement requis pour un emploi de premier échelon, mais une certaine formation collégiale peut être nécessaire pour un poste de gestion. Pour devenir un spécialiste du contrôle des documents, vous devez également posséder de bonnes compétences organisationnelles, informatiques et de bureau. L’emploi pour cette profession peut généralement être trouvé dans les domaines de la santé, du droit et de la fabrication, ainsi que dans les institutions éducatives et gouvernementales. Les tâches typiques d’un spécialiste du contrôle des documents comprennent le classement, la distribution et la récupération de documents imprimés et électroniques.
Afin d’être un spécialiste du contrôle des documents, vous aurez besoin d’un diplôme d’études secondaires et d’une formation approfondie en cours d’emploi. La plupart des spécialistes commencent cette carrière dans un poste de débutant et assument des responsabilités supplémentaires à mesure que leurs connaissances et leurs compétences augmentent. Certains employeurs peuvent exiger que vous obteniez un diplôme de deux ou quatre ans pour occuper un poste de gestion. D’autres peuvent être disposés à accepter une certification professionnelle au lieu d’un diplôme collégial. Une formation spécialisée et une certification sont disponibles auprès d’organisations de renommée internationale, telles que la Knowledge Management Professional Society (KMPro) et l’Association for Information and Image Management (AIIM).
En plus de votre éducation formelle, vous devez également avoir de très bonnes compétences organisationnelles et administratives pour devenir un spécialiste du contrôle des documents. Ces professionnels sont amenés à organiser et suivre quotidiennement l’utilisation de centaines de documents. Vous devez être capable de créer et de gérer des systèmes de classement imprimés et électroniques pour réussir dans cette profession. D’excellentes compétences en informatique et une familiarité avec une variété d’applications logicielles seront également nécessaires pour ce poste. Les postes de direction nécessitent généralement de bonnes compétences en communication et en leadership, ainsi que la capacité de former d’autres travailleurs.
Une fois que vous êtes devenu un spécialiste du contrôle des documents, vous pouvez trouver un emploi dans un certain nombre d’organisations différentes. Ces professionnels sont fréquemment employés dans le domaine de la santé, de la technologie et de la fabrication, ainsi que dans l’industrie de la construction et de la technologie. Les institutions gouvernementales et éducatives utilisent également des systèmes de contrôle des documents, ainsi que les banques et autres sociétés de services financiers. Vous pourrez peut-être trouver du travail avec un service indépendant de contrôle des documents si un emploi traditionnel n’est pas disponible. Certains employeurs dans le domaine biomédical ou juridique peuvent exiger une formation spécialisée avant l’embauche.
Ces spécialistes s’engagent généralement dans des activités telles que l’organisation et le classement de divers documents imprimés et électroniques. Ils s’assurent que la version actuelle d’un document est disponible et gardent une trace de son emplacement et de son utilisation. Ces professionnels utilisent également des scanners pour faire des copies électroniques de documents papier et créer des systèmes de classement pour le stockage et la récupération. Des spécialistes au niveau de la direction peuvent être tenus d’élaborer et de mettre en œuvre des procédures et des politiques de partage de documents et de dispenser des cours de formation aux employés.