Les sp?cialistes du contr?le des documents g?rent la collecte, le stockage et la r?cup?ration des documents internes d’une organisation. Un dipl?me d’?tudes secondaires est g?n?ralement requis pour un emploi de premier ?chelon, mais une certaine formation coll?giale peut ?tre n?cessaire pour un poste de gestion. Pour devenir un sp?cialiste du contr?le des documents, vous devez ?galement poss?der de bonnes comp?tences organisationnelles, informatiques et de bureau. L’emploi pour cette profession peut g?n?ralement ?tre trouv? dans les domaines de la sant?, du droit et de la fabrication, ainsi que dans les institutions ?ducatives et gouvernementales. Les t?ches typiques d’un sp?cialiste du contr?le des documents comprennent le classement, la distribution et la r?cup?ration de documents imprim?s et ?lectroniques.
Afin d’?tre un sp?cialiste du contr?le des documents, vous aurez besoin d’un dipl?me d’?tudes secondaires et d’une formation approfondie en cours d’emploi. La plupart des sp?cialistes commencent cette carri?re dans un poste de d?butant et assument des responsabilit?s suppl?mentaires ? mesure que leurs connaissances et leurs comp?tences augmentent. Certains employeurs peuvent exiger que vous obteniez un dipl?me de deux ou quatre ans pour occuper un poste de gestion. D’autres peuvent ?tre dispos?s ? accepter une certification professionnelle au lieu d’un dipl?me coll?gial. Une formation sp?cialis?e et une certification sont disponibles aupr?s d’organisations de renomm?e internationale, telles que la Knowledge Management Professional Society (KMPro) et l’Association for Information and Image Management (AIIM).
En plus de votre ?ducation formelle, vous devez ?galement avoir de tr?s bonnes comp?tences organisationnelles et administratives pour devenir un sp?cialiste du contr?le des documents. Ces professionnels sont amen?s ? organiser et suivre quotidiennement l’utilisation de centaines de documents. Vous devez ?tre capable de cr?er et de g?rer des syst?mes de classement imprim?s et ?lectroniques pour r?ussir dans cette profession. D’excellentes comp?tences en informatique et une familiarit? avec une vari?t? d’applications logicielles seront ?galement n?cessaires pour ce poste. Les postes de direction n?cessitent g?n?ralement de bonnes comp?tences en communication et en leadership, ainsi que la capacit? de former d’autres travailleurs.
Une fois que vous ?tes devenu un sp?cialiste du contr?le des documents, vous pouvez trouver un emploi dans un certain nombre d’organisations diff?rentes. Ces professionnels sont fr?quemment employ?s dans le domaine de la sant?, de la technologie et de la fabrication, ainsi que dans l’industrie de la construction et de la technologie. Les institutions gouvernementales et ?ducatives utilisent ?galement des syst?mes de contr?le des documents, ainsi que les banques et autres soci?t?s de services financiers. Vous pourrez peut-?tre trouver du travail avec un service ind?pendant de contr?le des documents si un emploi traditionnel n’est pas disponible. Certains employeurs dans le domaine biom?dical ou juridique peuvent exiger une formation sp?cialis?e avant l’embauche.
Ces sp?cialistes s’engagent g?n?ralement dans des activit?s telles que l’organisation et le classement de divers documents imprim?s et ?lectroniques. Ils s’assurent que la version actuelle d’un document est disponible et gardent une trace de son emplacement et de son utilisation. Ces professionnels utilisent ?galement des scanners pour faire des copies ?lectroniques de documents papier et cr?er des syst?mes de classement pour le stockage et la r?cup?ration. Des sp?cialistes au niveau de la direction peuvent ?tre tenus d’?laborer et de mettre en ?uvre des proc?dures et des politiques de partage de documents et de dispenser des cours de formation aux employ?s.