Une lettre aux investisseurs doit toujours être informative et professionnelle. Afin de maintenir des relations solides avec les investisseurs, communiquez toujours clairement et honnêtement sur les détails de votre entreprise. Votre correspondance avec les investisseurs ne doit inclure que des informations factuelles et chaque investisseur doit être informé des problèmes importants affectant son investissement dès qu’ils sont connus. Si vous joignez des rapports d’investisseurs à une lettre, expliquez tout sujet de préoccupation qu’un rapport peut afficher et encouragez les investisseurs à vous contacter directement s’ils ont des questions ou des préoccupations futures.
Chaque fois que vous écrivez une lettre aux investisseurs, assurez-vous qu’elle est dactylographiée sur du papier à en-tête avec une police facile à lire et d’aspect professionnel. Que vous prépariez une lettre trimestrielle aux investisseurs, une lettre annuelle aux investisseurs ou que vous rédigiez une lettre pour une proposition d’investisseur, assurez-vous de conserver une copie de la lettre pour vos dossiers et d’envoyer une copie de la même lettre à tous vos investisseurs, ainsi que les membres du conseil d’administration et autres parties concernées. Adressez-vous aux destinataires sur un ton respectueux et professionnel, et incluez toujours vos coordonnées.
Toutes les communications des investisseurs doivent être datées de manière appropriée directement sur la correspondance afin de conserver une chronologie factuelle de communication. Vous devez également toujours contenir une référence ou une ligne d’objet après la date de la lettre afin que vos investisseurs sachent à quoi se rapporte la lettre et que les informations soient facilement récupérables si nécessaire à l’avenir. Une lettre aux investisseurs doit également toujours commencer par une salutation respectueuse et professionnelle, même si vous avez une relation personnelle avec vos investisseurs.
Lors de la rédaction d’une lettre à envoyer aux investisseurs, il est toujours judicieux d’aller directement à l’essentiel le plus tôt possible. Vous pouvez avoir une relation amicale avec l’investisseur, mais discuter de questions personnelles n’est jamais approprié lorsque vous fournissez une lettre professionnelle aux investisseurs. Au lieu de cela, la lettre ne doit contenir que des informations pertinentes à l’intérêt commercial de l’investisseur et à l’investissement dans votre projet.
Dans votre lettre aux investisseurs, soyez optimistes quant à l’avenir de votre entreprise ensemble. Même si les investisseurs risquent de perdre un investissement, détaillez vos meilleures stratégies pour tenter d’éviter une telle perte. En bref, assurez vos investisseurs que vous faites de votre mieux sur le plan personnel et professionnel pour protéger leurs intérêts.
Lorsqu’une lettre aux investisseurs livre des nouvelles décourageantes, il est également recommandé d’informer vos investisseurs de situations apparemment indépendantes de votre volonté. Dans le même temps, cependant, sensibilisez les investisseurs aux efforts que vous avez déployés en leur nom. La plupart des investisseurs comprennent les risques et comprennent que des circonstances imprévues peuvent entraîner une perte. Ce que la plupart ne toléreront pas, cependant, c’est d’être mal informé ou de mentir intentionnellement dans une lettre ou en personne.