Dans le cadre d’un processus de fin d’exercice, les entreprises possédant des actifs physiques sont généralement tenues de compléter un inventaire des actifs. Le but d’un inventaire des actifs est de compter physiquement et de documenter l’emplacement de tous les actifs répertoriés dans les états financiers. Ce processus est considéré comme faisant partie de la préparation requise chaque fin d’année et est généralement programmé trois à quatre semaines avant la fin réelle de l’année.
Il y a quatre éléments qui doivent généralement se produire dans un inventaire d’actifs: examen de la liste d’actifs à partir des registres financiers, inspecter physiquement chaque actif, déterminer si l’évaluation doit changer et ajouter de nouveaux actifs. Ce processus peut être simple ou complexe, selon le nombre d’actifs et leur emplacement relatif. Il est important de noter que cet inventaire peut être complété par le personnel interne ou par un tiers. La partie la plus importante de cet inventaire est de s’assurer que chaque article est physiquement inspecté.
Une première étape d’un inventaire des actifs consiste à examiner la liste des actifs qui ont été inclus dans les états financiers de l’année précédente. Tous les articles qui ont été éliminés ou démantelés au cours de l’année doivent être retirés de la liste. Une copie de l’instruction et de l’évaluation de l’article à ce stade doit être ajoutée au dossier.
L’étape suivante consiste à organiser les actifs par emplacement physique en vue d’une inspection. Afin de se préparer, une liste d’inventaire doit être organisée. Chaque article doit recevoir un numéro unique et une méthode pour indiquer que l’article a été inclus dans l’inventaire. Certaines entreprises utilisent des autocollants tandis que d’autres utilisent un système de lecture de codes à barres pour mettre à jour les dossiers.
Il y a deux éléments qui doivent généralement être vérifiés lors de l’inventaire des actifs : l’existence de l’élément à l’emplacement indiqué et l’état de l’élément. Par exemple, si l’article est cassé ou en mauvais état, il doit être indiqué sur la liste d’inventaire. Cela peut entraîner une diminution de la valeur de l’article.
Tout nouvel actif acheté ou acquis au cours de l’année doit être ajouté à la liste d’inventaire des actifs. Les détails à inclure sont la classification, la description, l’emplacement et l’évaluation des actifs. Tous les articles qui sont achetés mais pas encore sur les lieux peuvent être exclus de la liste des actifs, tant que leur valeur n’est pas incluse dans l’évaluation des actifs sur les états financiers.