Chaque agence dispose de son propre système de vérification des mandats mais, dans des circonstances normales, l’obtention d’une vérification des mandats est aussi simple que d’appeler l’agence auprès de laquelle le mandat a été acheté et de fournir toutes les informations d’identification demandées par le système, telles que le numéro du mandat et le montant d’argent pour lequel la commande a été achetée. Le numéro de téléphone de l’agence est généralement indiqué sur le reçu du mandat ou le talon de la preuve d’achat, qui est la partie du document que vous retirez pour vos propres dossiers. Vous pouvez également généralement trouver le numéro sur le site Web de l’agence.
Une fois que vous aurez appelé le numéro et fourni les informations requises, vous recevrez le statut du mandat. Dans des circonstances normales, cela signifie que vous saurez si la personne ou l’entreprise à laquelle vous avez envoyé le mandat l’a encaissé ou déposé. L’obtention d’une vérification par mandat-poste est utile lorsque la personne ou l’entreprise prétend que le mandat-poste n’a jamais été reçu.
Si vous suivez un mandat et découvrez qu’il n’a pas été encaissé ou déposé – et que vous avez envoyé le document au moins deux semaines avant d’appeler – l’agence vous conseillera très probablement de demander une photocopie ou de demander une carte de réclamation ou un autre autre mode de remboursement. À partir de ce moment, vous pouvez redémarrer le processus d’envoi du paiement à la personne ou à l’entreprise. Si vous retrouvez un mandat et découvrez qu’il a été encaissé ou déposé mais que la personne ou l’entreprise prétend toujours qu’il n’a jamais été reçu, l’agence vous conseillera soit de demander une photocopie, soit d’entamer un autre processus établi pour déterminer quand, où et par qui le mandat a été encaissé.
Bien sûr, vous pourriez avoir une raison complètement différente pour avoir besoin d’une vérification par mandat. La fraude par mandat-poste est de plus en plus courante chaque jour; si vous pensez être victime d’une escroquerie par mandat-poste qui a placé entre vos mains un document frauduleux, il est important que vous contactiez immédiatement l’agence auprès de laquelle le mandat-poste aurait été acheté. L’agence vous guidera à travers le même type de vérification des mandats que celui décrit ci-dessus, et vous aidera à rechercher des facteurs tels que les filigranes, les fils et les caractéristiques thermochromiques qui identifient les mandats comme réels ou faux. Si vous et l’agence confirmez qu’un mandat est faux, l’agence vous indiquera ce qu’il faut faire avec le document et toutes les autres mesures que vous pourriez avoir besoin de prendre pour signaler l’escroquerie par mandat.