Il n’est pas nécessaire de rédiger une lettre d’homologation pour agir à titre de représentant personnel ou d’administrateur personnel de la succession d’une personne décédée. Une lettre d’homologation est un document juridique délivré par un tribunal des successions qui donne à une personne le pouvoir de contrôler et de distribuer les actifs de la personne décédée. Une personne qui a été nommée par le défunt dans un testament pour être l’administrateur personnel, ou une personne qui souhaite servir de représentant personnel de la succession s’il n’y a pas de testament, utilise un formulaire de demande pour demander que le tribunal des successions délivre le type de lettre d’homologation qui lui permet de le faire.
Quelqu’un qui a été nommé dans un testament pour gérer la succession d’un défunt est appelé administrateur personnel ou exécuteur testamentaire. Elle demande au tribunal des successions l’autorisation de contrôler les biens de la succession et de les débourser aux termes du testament. Le tribunal lui délivre alors une lettre d’homologation appelée lettres testamentaires comme preuve de son autorité légale.
Lorsque la personne décédée est décédée sans testament, la personne désignée par le tribunal dès réception de sa demande est appelée représentant personnel. Elle reçoit une lettre d’homologation appelée lettres d’administration du tribunal. Les administrateurs personnels et les représentants personnels agissent en tant qu’officiers du tribunal des successions.
Aux États-Unis, les demandes de lettres testamentaires et de lettres d’administration sont disponibles dans les bureaux des greffiers de comté locaux ou auprès des greffiers des cours de circuit. De nombreux comtés ont les formulaires disponibles sur Internet. Il y a généralement des frais de dépôt associés à la demande. Les candidats peuvent également être tenus de déposer une caution. Dans certains cas, le tribunal peut être en mesure de renoncer à la caution sur demande.
Les demandes de lettres d’homologation nécessitent des informations privées sur le défunt et toute documentation du décès. Le demandeur devra également fournir les noms de tous les «héritiers», les parents les plus proches liés par le sang, ainsi que leurs noms et adresses. Toute personne désignée pour recevoir quoi que ce soit en vertu du testament doit également être inscrite avec ses noms et adresses. Un représentant personnel doit inclure toute information concernant le souhait du défunt qu’elle serve en cette qualité, ou les raisons pour lesquelles elle est qualifiée pour le faire.
Dans le cadre de ses fonctions, un exécuteur testamentaire ou un représentant personnel peut avoir à payer les dettes de la succession avant d’effectuer tout déboursé. Dans les successions complexes ou plus importantes, elle peut vouloir consulter un avocat. Des frais et dépenses raisonnables peuvent être prélevés sur la succession pour son administration.