Le formulaire W-9 de l’Internal Revenue Service (IRS) est généralement utilisé pour collecter des informations pertinentes sur un entrepreneur indépendant ou un pigiste américain. Ce formulaire fournit un moyen officiel pour les entreprises et les gens d’affaires de sécuriser les informations d’identification sur les personnes qu’ils paient. Les entreprises utilisent les informations qu’elles collectent lorsqu’elles remplissent les formulaires requis auprès de l’IRS et fournissent des formulaires d’information à l’entrepreneur. Une entreprise qui embauche des entrepreneurs indépendants conserve un de ces formulaires dans ses dossiers pour chaque entrepreneur. Parfois, les institutions financières qui paient des intérêts et des dividendes utilisent également le formulaire W-9.
La bonne façon d’utiliser un formulaire W-9 dépend du rôle de la personne qui l’utilise. Si une entreprise embauche des entrepreneurs indépendants ou des pigistes, elle remet une copie vierge du formulaire à chaque entrepreneur qu’elle embauche. Une fois que l’entrepreneur le remplit et le renvoie à l’entreprise, il est conservé dans le système de fichiers de l’entreprise. Si l’entrepreneur déménage ou subit d’autres changements, y compris un changement de nom commercial, il est censé remplir un nouveau W-9.
Si la personne qui utilise le formulaire W-9 est un entrepreneur indépendant ou un pigiste, son travail consiste à remplir le formulaire, à le signer et à le dater, et à le renvoyer à l’entreprise qui l’a demandé. Cela implique de fournir son nom complet tel qu’il figure sur sa déclaration de revenus et son nom commercial officiel, s’il en utilise un. L’entrepreneur indépendant est également censé sélectionner son type d’organisation commerciale. Par exemple, une personne qui est l’unique propriétaire de son entreprise ou un pigiste isolé cochera généralement la case individu/propriétaire unique. Il existe également des cases à cocher pour les sociétés, les partenariats et les sociétés à responsabilité limitée.
Ensuite, l’entrepreneur fournit son adresse complète et son numéro de sécurité sociale. S’il a un numéro d’identification d’employeur (EIN), il peut le fournir à la place d’un numéro de sécurité sociale. Si la personne est exemptée de la retenue à la source, elle cochera également la case intitulée Bénéficiaire exempté.
La prochaine étape pour remplir le formulaire W-9 est de le signer. Lorsqu’une personne signe ce formulaire, elle atteste qu’elle n’est pas soumise à la retenue à la source. Si une personne est soumise à une retenue à la source, la société qui lui verse de l’argent retient 28 % de son argent au nom de l’IRS. Cela peut se produire s’il y a une divergence entre les informations fournies sur le formulaire et les dossiers de l’IRS. Un individu peut également avoir de l’argent retenu s’il doit des arriérés d’impôt et a été informé qu’il est soumis à une retenue à la source.