Un formulaire W-9 est un document émis par l’Internal Revenue Service (IRS) du département du Trésor des États-Unis et est utilisé lorsqu’une personne ou une entreprise doit demander un numéro d’identification fiscale (TIN), des demandes d’exemption et des certifications spécifiques. d’une personne, d’une société, d’une fiducie ou d’une succession aux États-Unis Le formulaire doit être rempli et retourné à la personne ou à la société qui a fait la demande, qui a utilisé les informations à des fins de déclaration fiscale. Un formulaire W-9 n’est pas déposé auprès de l’IRS. L’un des cas les plus courants d’utilisation de ce formulaire est lorsqu’une personne a fourni ses services en tant qu’entrepreneur indépendant ou pigiste, et que la personne ou l’entreprise pour laquelle elle a travaillé a besoin de son NIF pour déclarer les paiements au IRS.
Information basique
Ce formulaire, qui est parfois mal écrit en tant que formulaire W9, demande d’abord des informations telles que le nom et l’adresse de la personne ou de l’entité. Il y a une section où une case doit être cochée pour indiquer quel type de personne ou d’entité remplit le formulaire, comme une fiducie ou une succession, un particulier, une société, une société de personnes ou un bénéficiaire exonéré. La classification spécifique de certains types d’entreprises doit également être indiquée.
Numéro d’identification fiscale
La section suivante du formulaire remplit son objectif principal, car c’est là que la personne ou l’entité doit fournir un numéro d’identification fiscale. Pour un individu, il s’agit généralement de son numéro de sécurité sociale. S’il est un étranger résident, il s’agit de son numéro d’identification fiscale individuel (ITIN). Pour une entreprise ou une autre entité, le NIF est son numéro d’identification d’employeur (EIN). Un propriétaire unique qui a un EIN peut entrer ce numéro ou son numéro de sécurité sociale.
Certification
Dans la section suivante, la personne ou l’entité peut certifier que certaines choses sont vraies. La première est que le NIF indiqué est correct ou qu’un nouveau NIF est en cours d’émission. Ensuite, la personne ou l’entité n’est pas soumise à la retenue à la source, bien que cette ligne doive être barrée si ce n’est pas vrai. Troisièmement, la personne ou l’entité est un citoyen américain ou une autre personne américaine, telle que définie par l’IRS, y compris un étranger résident, une société, une succession ou un type spécifique de fiducie. Une signature et une date sont alors requises dans la plupart des cas.
Dans certains cas, aucune signature n’est requise ou dans lesquels le deuxième élément de cette section doit être barré. Le formulaire comprend des instructions indiquant comment remplir correctement cette section. Parmi les différentes situations qui ont des instructions spéciales pour cette section, il y a lorsque le formulaire est utilisé à des fins de transactions immobilières, de comptes d’intérêts ou de courtage, d’intérêts hypothécaires, d’annulation de dettes ou de contributions à un compte de retraite individuel (IRA).
Utiliser
Le demandeur utilisera les informations recueillies sur le formulaire W-9 pour produire un formulaire 1099. Un 1099 détaille l’argent qui a été versé à la personne ou à l’entité au cours de cette année d’imposition. Ce formulaire est à la fois envoyé à la personne ou à l’entité et déposé auprès de l’IRS. Le demandeur peut utiliser un formulaire de remplacement W-9 s’il est substantiellement similaire au formulaire émis par l’IRS. Si tel est le cas, la personne ou l’entité est tenue de remplir le formulaire de remplacement plutôt qu’un formulaire W-9.
Impôts non retenus
Contrairement au formulaire W-4, que les employés utilisent pour autoriser une retenue d’impôt automatique sur leurs chèques de paie, remplir un W-9 n’entraîne pas de retenues d’impôts ou de paiements de sécurité sociale. Un entrepreneur indépendant, par exemple, est seul responsable du montant total des impôts sur ses revenus. Par conséquent, aucun montant n’est retenu pour les paiements effectués à un entrepreneur indépendant. Le payeur rapporte sur un formulaire 1099 combien a été payé au cours de l’année, et l’entrepreneur indépendant doit payer les taxes.
Autres situations
Dans certains cas, une personne ou une entreprise peut demander qu’un formulaire W-9 soit rempli, mais n’aura pas besoin d’utiliser les informations ou de déposer un formulaire 1099. Si les paiements effectués au cours de l’année d’imposition étaient inférieurs à un certain montant, par exemple, alors un formulaire 1099 n’a pas besoin d’être déposé. Pour les entrepreneurs indépendants, le montant minimum était de 600 dollars américains à partir de 2012. Certains types de paiements sont exemptés de devoir être déclarés sur un 1099 également. Des instructions détaillées et tous les formulaires sont disponibles sur le site Web de l’IRS.