Un coordinateur des dossiers est une personne qui organise et g?re des fichiers papier, des fichiers ?lectroniques ou les deux. Ces personnes sont g?n?ralement employ?es par des institutions gouvernementales, des universit?s ou des ?tablissements m?dicaux. Pour effectuer ce travail efficacement, un coordonnateur des dossiers doit ?tre extr?mement organis? et maintenir la confidentialit?. Certaines t?ches courantes associ?es ? ce poste comprennent le classement des formulaires, l’acc?s aux formulaires pour les individus, la supervision des subordonn?s, l’obtention des donn?es n?cessaires pour les rapports et la cr?ation de rapports.
Le classement r?gulier des formulaires est l’une des responsabilit?s les plus fondamentales d’un coordonnateur des dossiers. A chaque fois qu’un formulaire doit ?tre archiv?, c’est ? lui de le classer et de le placer ? l’endroit appropri?. Ce devoir n?cessite qu’un coordinateur des dossiers soit organis? et connaisse parfaitement les dossiers qu’il tient. De plus, il devra organiser syst?matiquement les dossiers pour s’assurer que tous les formulaires sont au bon endroit. Dans certains cas, il peut ?galement avoir besoin de d?truire occasionnellement certains dossiers, tels que des documents juridiques, apr?s une p?riode de temps d?sign?e.
L’acc?s aux dossiers des particuliers constitue ?galement une grande partie de ce travail. Par exemple, s’il travaille dans une universit?, il peut avoir besoin de localiser les dossiers des ?tudiants pour recueillir des informations. S’il travaille dans une institution gouvernementale, il pourrait avoir besoin d’acc?der ? des documents juridiques. Cet aspect du travail n?cessite une confidentialit? totale, il est donc essentiel qu’un coordinateur des dossiers ne partage pas d’informations avec des personnes non autoris?es.
La supervision de subordonn?s est ?galement courante. Dans les petits services, il ne peut superviser qu’une poign?e d’employ?s. Dans les plus grands, il peut avoir un personnel assez important qui aide ? tenir des dossiers pr?cis et organis?s. Cet ?l?ment du poste requiert une personne poss?dant de solides comp?tences en leadership et la capacit? de superviser un service.
Une autre partie du r?le de coordinateur des dossiers consiste ? obtenir les donn?es n?cessaires pour les rapports. Par exemple, s’il travaille pour une institution gouvernementale, il peut avoir besoin de trouver des informations pour produire un rapport budg?taire. Cette pratique consiste ? localiser les documents pertinents et ? extraire les donn?es n?cessaires. Parfois, l’accumulation de donn?es peut ?tre fastidieuse et chronophage s’il y a un grand volume de documents impliqu?s.
De plus, le coordinateur des dossiers doit ?galement cr?er des rapports une fois que les donn?es n?cessaires ont ?t? trouv?es. Dans la plupart des cas, cela l’oblige ? saisir des donn?es dans un ordinateur. Ensuite, il imprimera des tableaux ou des graphiques qui expliquent les tendances des donn?es. Une fois qu’il a obtenu les tableaux ou les graphiques, il partagera g?n?ralement les informations avec les personnes concern?es, soit en face ? face, soit par correspondance en ligne.