Un coordinateur des dossiers est une personne qui organise et gère des fichiers papier, des fichiers électroniques ou les deux. Ces personnes sont généralement employées par des institutions gouvernementales, des universités ou des établissements médicaux. Pour effectuer ce travail efficacement, un coordonnateur des dossiers doit être extrêmement organisé et maintenir la confidentialité. Certaines tâches courantes associées à ce poste comprennent le classement des formulaires, l’accès aux formulaires pour les individus, la supervision des subordonnés, l’obtention des données nécessaires pour les rapports et la création de rapports.
Le classement régulier des formulaires est l’une des responsabilités les plus fondamentales d’un coordonnateur des dossiers. A chaque fois qu’un formulaire doit être archivé, c’est à lui de le classer et de le placer à l’endroit approprié. Ce devoir nécessite qu’un coordinateur des dossiers soit organisé et connaisse parfaitement les dossiers qu’il tient. De plus, il devra organiser systématiquement les dossiers pour s’assurer que tous les formulaires sont au bon endroit. Dans certains cas, il peut également avoir besoin de détruire occasionnellement certains dossiers, tels que des documents juridiques, après une période de temps désignée.
L’accès aux dossiers des particuliers constitue également une grande partie de ce travail. Par exemple, s’il travaille dans une université, il peut avoir besoin de localiser les dossiers des étudiants pour recueillir des informations. S’il travaille dans une institution gouvernementale, il pourrait avoir besoin d’accéder à des documents juridiques. Cet aspect du travail nécessite une confidentialité totale, il est donc essentiel qu’un coordinateur des dossiers ne partage pas d’informations avec des personnes non autorisées.
La supervision de subordonnés est également courante. Dans les petits services, il ne peut superviser qu’une poignée d’employés. Dans les plus grands, il peut avoir un personnel assez important qui aide à tenir des dossiers précis et organisés. Cet élément du poste requiert une personne possédant de solides compétences en leadership et la capacité de superviser un service.
Une autre partie du rôle de coordinateur des dossiers consiste à obtenir les données nécessaires pour les rapports. Par exemple, s’il travaille pour une institution gouvernementale, il peut avoir besoin de trouver des informations pour produire un rapport budgétaire. Cette pratique consiste à localiser les documents pertinents et à extraire les données nécessaires. Parfois, l’accumulation de données peut être fastidieuse et chronophage s’il y a un grand volume de documents impliqués.
De plus, le coordinateur des dossiers doit également créer des rapports une fois que les données nécessaires ont été trouvées. Dans la plupart des cas, cela l’oblige à saisir des données dans un ordinateur. Ensuite, il imprimera des tableaux ou des graphiques qui expliquent les tendances des données. Une fois qu’il a obtenu les tableaux ou les graphiques, il partagera généralement les informations avec les personnes concernées, soit en face à face, soit par correspondance en ligne.