Un commis aux dossiers médicaux est une personne qui travaille dans un cabinet de médecin, un hôpital ou un bureau de facturation médicale et est responsable de la tenue des dossiers des patients. Ce travail est généralement considéré comme un poste de débutant, et un commis aux dossiers médicaux n’est généralement tenu d’avoir qu’un diplôme d’études secondaires ou l’équivalent. Selon la taille du bureau, un commis aux dossiers peut également être amené à fournir un service client aux patients.
Au quotidien, un commis aux dossiers médicaux peut être chargé de vérifier quels patients ont des rendez-vous ce jour-là et de tirer des copies de leurs dossiers ou de leurs dossiers à partir d’un système de classement pour que le médecin et le personnel infirmier puissent s’y référer tout au long de la journée. Certains bureaux conservent deux copies des dossiers médicaux, une copie papier et une sur ordinateur. Le préposé aux dossiers peut avoir besoin de transcrire les dossiers médicaux sous forme numérique et de les mettre à jour au besoin à mesure que les dossiers des patients changent. De plus, un préposé aux dossiers médicaux peut être la première personne qu’un patient rencontre lorsqu’il entre dans le bureau, et le préposé peut être responsable de la création initiale du dossier et de la collecte des données de base du patient, telles que l’adresse, le numéro de téléphone et les coordonnées d’urgence. .
Dans un petit bureau, un commis aux dossiers médicaux peut avoir besoin de répondre au téléphone et d’aider les patients à prendre des rendez-vous. Certains peuvent également répondre à des questions concernant la facturation. Une grande partie du travail d’un commis aux dossiers médicaux consiste également à faire des copies des dossiers et à les transmettre aux emplacements appropriés. Par exemple, les compagnies d’assurance, les hôpitaux, les cabinets d’autres médecins ou les patients eux-mêmes peuvent demander des copies, qui doivent être produites rapidement et avec précision. Le commis aux dossiers est souvent chargé de signer les dossiers et d’en assurer le suivi, car la confidentialité des patients est une question sérieuse.
Un commis aux dossiers médicaux peut avoir besoin d’apprendre les codes de facturation pour les compagnies d’assurance et d’aider les assureurs médicaux lors de la préparation des formulaires d’assurance. Un commis aux dossiers peut également saisir les résultats de laboratoire du patient dans les dossiers, ainsi que tout autre formulaire nécessaire, comme des courbes de croissance ou des listes d’allergies. Les tâches peuvent varier selon les besoins, et il est important pour quiconque souhaite devenir commis aux archives d’être organisé, efficace et soucieux des détails pour s’assurer que les dossiers restent exacts. Pour devenir commis aux dossiers médicaux, il peut être nécessaire de travailler dans un cabinet médical ou dans un autre établissement médical pendant un certain temps afin d’acquérir de l’expérience et de se familiariser avec la pratique. La plupart des commis aux archives travaillent des heures normales à temps plein, et de nombreux employeurs offrent également des avantages sociaux.