Un spécialiste des installations, aussi parfois appelé coordinateur des installations, travaille généralement au sein d’une équipe responsable de diverses tâches liées à l’entretien des bâtiments pour une entreprise. Les spécialistes des installations peuvent effectuer un certain nombre de tâches, y compris les opérations de courrier et d’expédition, la planification de conférences et les réparations et l’entretien. Ces employés peuvent également être responsables de divers aspects de la sécurité des employés, y compris la coordination des interventions d’urgence et la formation du personnel sur les meilleures pratiques. Selon le niveau de responsabilité, un spécialiste des installations peut également superviser d’autres membres du groupe.
Les spécialistes des installations principalement responsables de la coordination ou de l’expédition et de la réception du courrier peuvent effectuer un certain nombre de tâches quotidiennes. Ils peuvent livrer le courrier entrant aux employés et coordonner le courrier sortant. Dans certains cas, la description de poste peut inclure l’élaboration de procédures pour le traitement du courrier interservices et postal, ainsi que la fourniture d’une assistance aux employés qui ont besoin d’envoyer des colis ou d’autres articles.
Si la planification de conférence est la fonction principale d’un spécialiste des installations, les tâches du poste peuvent inclure la coordination de tous les aspects des réunions et des fonctions pour le bureau. Cela peut inclure la commande de fournitures de restauration et d’affaires, la planification de salles de conférence et la commande de tout équipement nécessaire, et l’assistance aux participants extérieurs à la réunion. Ce type de travail d’installations peut également nécessiter la coordination de toutes les fonctions techniques ou audiovisuelles qui doivent se produire.
Effectuer les réparations et l’entretien des bâtiments est une autre responsabilité potentielle pour un employé des installations. Le travail peut exiger qu’une personne réponde directement aux demandes et effectue les réparations. Cela peut également impliquer de prendre les demandes des employés et de les acheminer vers un autre service ou un fournisseur externe pour résolution. Le maintien d’une base de données ou d’un système de suivi électronique pour consigner ces types d’activités peut également faire partie du poste.
Les spécialistes des installations peuvent également être chargés d’élaborer et de mettre à jour les politiques de sécurité des employés et d’intervention d’urgence. Ils peuvent élaborer des politiques spécifiques pour les évacuations, notifier les fermetures de bâtiments ou administrer les premiers soins aux employés blessés. En plus d’élaborer les politiques, un spécialiste des installations peut également organiser des séances de formation et d’information des employés à leur sujet. Ils peuvent également être responsables de l’entretien des équipements du bâtiment tels que les défibrillateurs d’urgence ou les extincteurs et de les remplacer au besoin.
Dans un rôle de supervision, un spécialiste des installations peut être responsable de la gestion du personnel d’autres installations et de l’embauche de nouveaux employés. Ils peuvent être le contact principal de l’équipe des installations pour les autres employés de l’entreprise. Ils peuvent également être chargés de représenter le groupe des installations auprès du personnel de niveau supérieur.