Les comptes subsidiaires sont des comptes associés à ce que l’on appelle un grand livre subsidiaire. Ces comptes représentent généralement des comptes clients individuels et sont utilisés pour enregistrer toutes les transactions associées à chacun de ces clients. Lorsqu’elle est correctement gérée, la somme totale de la consolidation des comptes subsidiaires suivie dans les registres comptables s’équilibrera parfaitement avec le solde du compte de contrôle du grand livre.
La fonction des comptes subsidiaires est importante pour à peu près tout type d’entreprise qui fournit des conditions de paiement à sa clientèle. Par exemple, une entreprise de services publics fournit des services facturés mensuellement. Le client ou l’abonné dispose alors d’une période de temps spécifique pour payer cette facture mensuelle sans l’évaluation des frais de retard ou des frais.
Afin de suivre l’utilisation et l’activité de paiement de chaque client du service public, l’entreprise établira un compte subsidiaire pour ce client dans les registres comptables. Chacun des comptes subsidiaires contient des informations complètes sur tous les clients, y compris le numéro de compte attribué à chaque client individuel. Au fur et à mesure que la facture de chaque client est émise, ce montant facturé est saisi dans le compte avec le numéro de facture et la date d’émission. Une fois le paiement de cette facture effectué, il est enregistré sur le compte, ce qui réduit le solde impayé.
L’activité collective dans les comptes subsidiaires est également reflétée dans le compte de contrôle qui est géré dans le cadre du grand livre. Lorsque les factures sont émises, elles sont comptabilisées non seulement dans les comptes subsidiaires, mais également dans la zone Comptes fournisseurs du grand livre. Au fur et à mesure que les clients effectuent des paiements, ceux-ci sont comptabilisés dans la zone Comptes clients du grand livre ainsi que dans le propre compte subsidiaire du client. En supposant que toutes les écritures nécessaires sont effectuées en temps opportun. Cette approche permet de maintenir l’équilibre des livres comptables à tout moment tout en facilitant la récupération des informations de compte et de l’historique de chaque client.
Grâce à l’utilisation d’un logiciel de comptabilité, le processus de comptabilisation sur le compte de contrôle dans le grand livre tout en comptabilisant également sur les comptes des filiales des clients est beaucoup plus facile que par le passé. Souvent, le logiciel de comptabilité est configuré pour permettre la saisie des données sur un seul écran. À partir de là, le logiciel enregistre simultanément le poste dans le compte de contrôle et dans le compte subsidiaire du client individuel. Cette approche peut aider à éliminer des problèmes tels que la comptabilisation sur le compte client mais l’oubli de la comptabilisation dans le compte de contrôle du grand livre, ou vice versa.